Jak osiągnąć cel – wprowadzenie

Początek roku, to dla większości managerów okres podsumowania minionego roku oraz przygotowania planów planów na kolejny rok, a nawet dłużej – czyli „Noworoczne postanowienia”. Ponieważ chciałbym wesprzeć te działania dlatego rozpoczynam nowy cykl wpisów pt. „Jak osiągnąć cel – …”.
Każdy wpis będzie dotyczył jednego, konkretnego celu – oczywiście związanego z prowadzeniem i zarządzaniem firmy, organizacji. Każdy artykuł będzie podzielony na dwie części:

  • teoretyczną – opisującą co rozumiem przez dany cel, a także składniki jego sukcesu, oraz
  • praktyczną – w której zaproponuje konkretnie działania, jakie można podjąć aby ten cel przybliżyć lub zrealizować

Z uwagi na profil naszej działalności (czyli dostarczanie rozwiązań informatycznych), część praktyczna będzie realizowana głównie w oparciu o standardową bądź dodatkową funkcjonalność naszych systemów. Co więcej, liczę, że zachęci to niejednego do zastosowania proponowanych rozwiązań w swojej organizacji.

Na początku zastanówmy się czym jest cel? Cel to konkretny stan jaki chcemy osiągnąć np:

  • Chciałbym, aby moi kontrahenci płacili mi (średnio) z 3 dniowym opóźnieniem w stosunku do terminu płatności na fakturze, teraz opóźniają sięgają powyżej 14 dni. Mój cel to: zmniejszenie opóźnienia płatności o 11 dni.
  • Chciałbym aby poczta (tradycyjna) działała szybko i bezbłędnie. Wysyłam do klienta faktury listem, i dochodzą do niego po kilku dniach, czasami giną po drodze (lub kontrahent je gubi i twierdzi, że nie dostał). Powoduje to opóźnienia w płatnościach, i blokuje moje pieniądze. Mój cel to: szybkie (w ciągu 2h) i pewne dostarczanie (z potwierdzeniem odbioru) dokumentów sprzedażowych do kontrahenta
  • Odwiedzając swojego klienta, chciałbym mieć możliwość, szybko dowiedzieć się, czy towar, który chce klient zamówić jest aktualnie dostępny w naszym magazynie. Mój cel to: dostęp do informacji o bieżących stanach magazynowych będąc w terenie w ciągu 2-ch minut
  • Nie lubię sytuacji, gdy mój pracownik jest na urlopie, do mnie dzwoni klient z którym wcześniej on rozmawiał, i nie wiem wtedy co zostało z klientem ustalone, nie wiem też, czy to co mówi klient jest prawdziwe i kompletne. Mój cel to dostęp do informacji o ustaleniach moich pracowników z klientem w ciągu maksymalnie 20 sekund
  • Moja firma rozwija się, co miesiąc produkujemy i dostajemy coraz więcej dokumentów – faktur, pism, i innych. Powoli zaczynamy się w tym gubić, obsługa administracyjna tych dokumentów zajmuje nam coraz więcej czasu i rosną jej koszty. Zdarzają się również pomyłki, czasami jakiś dokument zginie. Mój cel to: usprawnienie obiegu dokumentów (zmniejszenie liczby osób administracji o 20%, zmniejszenie liczby pomyłek i zgubień dokumentów o 95%)

Teorie zarządzania mówią, że cel musi być S.M.A.R.T czyli mądry. Co oznaczają poszczególne literki (w skrócie, po więcej zapraszam m.in na wikipedię)

S – jak simple (prosty), ale też specific (konkretny – czyli niemożna powiedzieć chcę usprawnić swoją firmę), significant (istotny – czyli musi nam ten cel być do czegoś potrzebny, nie może to być sztuka dla sztuki)
M- measurable (mierzalny – jedna z najważniejszych cech naszego celu, musimy być w stanie zmierzyć stan obecny, określić mierzalnie stan docelowy, i być w stanie zmierzyć go w po zakończeniu działań)
A – attainable, achievable (osiągalny – można sobie powiedzieć, chcę aby wszyscy kontrahenci mi płacili w terminie + 3 dni opóźnieia , jest to praktycznie nie realne, ale np chcę aby 80% płatności było w terminie +7 dni już jak najbardziej)
R -relevant (znowu, istotny), ale też rewarding (czyli abyśmy mieli konkretną korzyść z jego osiągnięcia)
T – time-based (określony w czasie, musimy zdecydować w jakim terminie osiągamy cel)

Zdaję sobie sprawę, że różne branże i różnej wielkości firmy, mają różne cele, to co dla jednych jest podstawą, którą już dawno mają (albo wręcz z niej wyrośli), dla innych jet wydumaną odległą przyszłością. Dlatego, aby każdy znalazł coś dla siebie, będę skakał we wpisach pomiędzy różnego rodzaju celami.

Już w kolejnych wpisach omówimy 2 cele:

  • jak zmniejszyć o 90% ilość powtarzalnej pracy operatora sklepu internetowy – czyli jak zwiększyć wydajność operatora sklepu
  • jak zmniejszyć czas człowieka na wprowadzanie wyciągów bankowych o 75%,  jak przyspieszyć zlecanie przelewów o 90%, jak zmniejszyć ilość pomyłek w płatnościach o 70%

Jestem również ciekawy, jakie są Wasze noworoczne cele?

Zobacz również

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *