Jak skutecznie zarządzać płatnościami w firmie?

Aby uchronić się przed kryzysem gospodarczym, firma musi utrzymać płynność finansową, ponieważ jest ona jednym z najważniejszych warunków rozwoju przedsiębiorstwa. Niewypłacalność kontrahentów może znacząco wpłynąć na sytuację naszej firmy. Co zrobić, by problemy finansowe naszych partnerów biznesowych nie odbijały się na nas?

Nieuregulowane w terminie płatności są powodem wielu problemów – to fakt niezaprzeczalny. Decyzja o zakończeniu współpracy z kontrahentem jest bardzo trudna, czasami jednak jest ona jedynym wyjściem, by firma nie była narażona na kolejne straty. Aby nie dopuścić do takiej sytuacji, konieczne jest optymalne zarządzanie płatnościami.

Zarządzanie płatnościami

W przypadku małej firmy, obsługującej kilku klientów, utrzymanie kontroli nad płatnościami nie jest szczególnie skomplikowane, wymaga jednak dużego nakładu czasu. Im większa ilość kontrahentów, a co za tym idzie – transakcji biznesowych, tym więcej czasu i uwagi zajmuje zarządzanie płatnościami. By ten obszar działalności przedsiębiorstwa nie generował dużych kosztów, wynikających z potrzeby zatrudnienia dodatkowych pracowników, warto pomyśleć o automatyzacji działań.

Wdrożenie systemu IT do obsługi firmy umożliwia sprawne zarządzanie płatnościami bez konieczności stałego nadzoru wszystkich czynności przez pracowników. Wiele działań w tym obszarze to czynności rutynowe, powtarzalne, które mogą być wykonywane samodzielnie przez program. Przeniesienie niektórych obowiązków pracowników na system informatyczny to dla firmy duża oszczędność – nie tylko znacznie zwiększa się wydajność ich pracy, ale także wyeliminowane zostają możliwości pomyłek, ponieważ program wykonuje czynności zgodnie z wprowadzonymi procedurami. Koszty oprogramowania stają się więc nie wydatkiem, a inwestycją – są ponoszone jednorazowo, a generują oszczędności przez długi czas.

Analizy finansowe

Systemy do zarządzania płatnościami to nie tylko automatyzacja rutynowych czynności. Umożliwiają one także przeprowadzanie szczegółowych analiz na temat kondycji finansowej firmy, dostarczając zawsze aktualne i kompletne dane. Pewne informacje o wydatkach i wpływach w postaci zaawansowanych analiz pozwalają na planowanie i prognozowanie przyszłych płatności, a co za tym idzie – skuteczne zarządzanie należnościami oraz zobowiązaniami w firmie.

Windykacja należności

Wybierając system do zarządzania obszarem płatności w firmie, zwróćmy uwagę na to, czy posiada on funkcjonalności, umożliwiające monitorowanie rozliczeń z dłużnikami i wierzycielami. Stała kontrola nad nimi pomaga rozwiązać problem niewypłacalnych partnerów biznesowych, który, wg danych udostępnionych przez dobryplatnik.pl, pojawia się w 100% polskich przedsiębiorstw (dane pochodzą z ankiet skierowanych do przedsiębiorców).

W naszej firmie oraz u wielu naszych klientów sprawdziła się automatyczna blokada sprzedaży do kontrahentów, którzy przekroczyli pewien ustalony próg zadłużenia. Taka funkcjonalność systemu eliminuje nieopłacalne, narażające firmę na straty transakcje, które wcześniej mogły być realizowane omyłkowo. Mniej restrykcyjnym, ale równie skutecznym rozwiązaniem jest mechanizm ostrzeżeń, wyświetlanych przez system podczas próby sprzedaży do klientów niewypłacalnych. W takim przypadku użytkownik systemu sam podejmuje decyzję, czy chce wziąć na siebie odpowiedzialność za daną transakcję.

Niestety jednak nawet najbardziej efektywne zarządzanie płatnościami nie wyeliminuje całkowicie sytuacji niepłacenia faktur przez niektórych kontrahentów. Wówczas konieczna staje się windykacja należności – wystawianie not odsetkowych, wysyłanie przypomnień o zaległych płatnościach. Te czynności są niestety bardzo czasochłonne.

Aby pomóc naszym Klientom w rozwiązaniu tego problemu stworzyliśmy program ALPOL PaymentChecker. Aplikacja ta pozwala na automatyzację pierwszego etapu windykacji należności – nadzoruje ona terminowość płatności, a w przypadku pojawienia się faktur nieuregulowanych w odpowiednim czasie, generuje ponaglenia zapłaty i wysyła je automatycznie do kontrahenta oraz jego opiekuna w formie wiadomości e-mail.

Wdrożenie ALPOL PaymentChecker u naszych Klientów w 100% przypadków wyeliminowało problem zagubionych faktur – tych zagubionych rzeczywiście i tych, dla których jest to tylko wymówka, mająca na celu opóźnienie płatności. Kontrahenci, otrzymujący ponaglenie zapłaty są bardziej skorzy do uregulowania płatności, ponieważ widzą, że sprawa znajduje się pod stałą kontrolą i podchodzą do niej bardziej poważnie.

Inwestycja, która się zwraca

Zainwestowanie w profesjonalne oprogramowanie do zarządzania płatnościami w firmie pomoże wygenerować oszczędności na każdym etapie pracy w danym obszarze działalności. Narzędzia, umożliwiające automatyzację pracy, zwiększają wydajność pracowników, eliminują błędy, a przy tym zapewniają stałą kontrolę nad kondycją finansową firmy, co z kolei pomaga przetrwać kryzys. Inwestycja w system IT zwróci się szybko, a przedsiębiorstwo ma szansę na osiągnięcie sukcesu.

 

Zapraszamy do lektury całości artykułu: Zarządzanie płatnościami w firmie w okresie kryzysu finansowego

Zobacz również

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *