Jak efektywniej wykorzystać know-how firmy dzięki oprogramowaniu?

Sukces firmy zależy w dużym stopniu od specyficznego know-how, czyli konkretnej wiedzy, kompetencji i umiejętności, związanych z działalnością w branży. Im bardziej są one rozbudowane, im większy wpływ mają na procesy, charakterystyczne dla działania danej firmy, tym trudniej jest przenieść je na sztywny system informatyczny do prowadzenia firmy. Jeżeli jednak oprogramowanie będzie elastyczne w tym zakresie, przedsiębiorstwo będzie mogło bez przeszkód rozwijać swoją przewagę konkurencyjną.

Procesy, zawierające know-how firmy, są niepowtarzalne. To właśnie one decydują o różnicach między teoretycznie takimi samymi produktami i usługami, o tym, które z nich wybierze konsument. Dlatego też tak ważne jest, by nic nie hamowało efektywnego ich wykorzystywania w codziennej pracy przedsiębiorstwa. Procedury, standardy, konkretne metody wykonywania pewnych czynności – wszystko to musi znaleźć swoje odbicie również w systemie IT, wykorzystywanym w firmie.

Know-how a oprogramowanie

Jeżeli oprogramowanie będzie wspierało realizację charakterystycznych dla przedsiębiorstwa procesów, umożliwi ono jeszcze większe ich usprawnienie. Dlaczego?

Ponieważ:

  • zautomatyzowane zostaną czynności rutynowe, powtarzające się (jak np. wysyłanie e-maila do klienta z fakturą już w momencie, gdy zostanie ona zatwierdzona), co pozwoli na odciążenie pracowników i zwiększenie ich efektywności
  • zredukowana zostanie liczba opóźnień dzięki mechanizmowi przypomnień dla pracowników (przypomnienia o zaległych, bieżących i przyszłych zadaniach)
  • obowiązki każdego z pracowników będą precyzyjniej zdefiniowane dzięki jasnej ścieżce procesu, co pozwoli im na efektywniejsze wykonywanie swojej pracy
  • kierownicy i menadżerowie będą posiadać zawsze aktualne informacje na temat stanu poszczególnych zadań dzięki mechanizmowi alertów
  • liczba pomyłek zostanie zminimalizowana dzięki automatyzacji większości procesów
  • komunikacja między pracownikami będzie płynniejsza dzięki precyzyjnie określonej ścieżce obiegu pracy
  • ilość czasu, poświęcana na przeszukiwanie list (np. dokumentów, kontrahentów) zostanie zminimalizowana dzięki włączeniu w proces tylko niezbędnych elementów
  • zwiększona zostanie kontrola nad sytuacją w firmie dzięki wykorzystaniu poczty e-mail

Innowacyjność = rozwój

Im bardziej zautomatyzowana praca, im więcej czynności wykonuje system bez ingerencji pracownika – tym większa oszczędność dla przedsiębiorstwa. Programy, przeznaczone do prowadzenia firm, zawsze miały na celu właśnie maksymalną automatyzację pracy.

Niestety jednak w rozwiązaniach tzw. pudełkowych, projektowanych w taki sposób, by były dostosowane do pracy w każdej firmie, niezależnie od branży czy jej indywidualnej specyfiki, niemożliwe jest uwzględnienie procesów opartych o charakterystyczne know-how. Jeżeli więc chcemy, by system je wspierał, musimy zdecydować się na inteligentną platformę ERP, np. Comarch ALTUM lub Comarch CDN XL.

Innowacyjny system, który sam dostosowuje się do firmy, a nie wymaga, by firma dostosowała się do niego, zapewnia nie tylko oszczędności. Przede wszystkim pozwala na efektywniejsze wykorzystanie zasobów, w tym – wiedzy i umiejętności, gwarantujących przewagę konkurencyjną.

Owszem, są firmy, które mimo własnego rozbudowanego know-how pracują na programach tradycyjnych – tzn. sztywnych, których nie da się dostosować w 100% do specyfiki pracy w przedsiębiorstwie. I mimo to funkcjonują i osiągają sukces. Nietrudno jednak zauważyć, że takie oprogramowanie stanowi duże ograniczenie i niepotrzebnie hamuje rozwój firmy, zamiast go wspierać.

Business Process Management w Comarch ALTUM

Obszar Business Process Management w systemie Comarch ALTUM został zaprojektowany właśnie po to, by zapewnić wsparcie realizacji specyficznych dla firmy procesów. Narzędzia BPM pozwalają elastycznie dostosować funkcjonalności programu do potrzeb danego przedsiębiorstwa.

Do wpisywania procesów w pracę systemu służy Edytor Workflow. Narzędzie to posiada interfejs, który umożliwia tworzenie graficznych modeli procesu. Dlaczego wykorzystano właśnie takie rozwiązanie? Ponieważ w ten sposób o wiele łatwiej jest analizować proces i wprowadzać do niego modyfikacje w przypadku pojawienia się jakiś nieprawidłowości. Modelowanie procesu jest także o wiele łatwiejsze i bardziej intuicyjne, gdy odbywa się ono z wykorzystaniem elementów graficznych.

Comarch ALTUM - Edytor WorkflowEdytor Workflow

Co dzieje się po zdefiniowaniu wszystkich parametrów procesu? Rozpoczyna się automatyczny przepływ informacji. Gdy jedna osoba zainicjuje akcję, system przekaże dane do kolejnych osób powiązanych z procesem, wymuszając reakcję, a jeśli okaże się to potrzebne – wysyłając przypomnienia i alerty. Program korzysta również z poczty e-mail, poprawiając komunikację z pracownikami, jak również z kontrahentami (dostawcami i odbiorcami).

Popatrzmy, jak wygląda przykładowy model procesu:

  • wysyłanie e-maila do klienta z fakturą po jej zatwierdzeniu

modelowanie procesu w comarch altumModel procesu

Korzyści dla korzystającego z Business Process Management w Comarch ALTUM:

  • elastyczne modelowanie procesów, opartych na know-how firmy i wpisywanie ich do pracy systemu
  • oszczędność czasu wynikająca z automatyzacji rutynowych czynności
  • redukcja liczby opóźnień i błędów
  • zwiększenie kontroli nad realizacją procesów w firmie
  • płynniejsza komunikacja między pracownikami
  • możliwość dokładniejszej analizy procesów i występujących w nich ewentualnych nieprawidłowości

A jakie procesy warto byłoby zautomatyzować w Waszych firmach?

Zobacz również

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *