Dlaczego biuro rachunkowe nie powinno przepisywać faktur?

Przepisywanie faktur do programu księgowego to w wielu biurach rachunkowych codzienność. Jest to czynność wyjątkowo czasochłonna, a przy tym – mało opłacalna dla biura. Jak wiadomo, czas pracownika kosztuje – a, niestety, efektywność tej żmudnej pracy jest dość niska. Rezygnacja z tej czynności może oznaczać dla biura rachunkowego, obsługującego 50 klientów oszczędność nawet 76.469 zł rocznie. Skąd ta liczba?

Procent

Założenia

Policzmy, ile może zaoszczędzić biuro rachunkowe przy następujących założeniach:

  • biuro ma 50 stałych klientów
  • każdy z klientów wystawia swoim odbiorcom średnio 100 faktur sprzedaży miesięcznie
  • każdy z klientów otrzymuje od swoich dostawców średnio 50 faktur zakupu miesięcznie
  • 80 % odbiorców klienta współpracuje z nim na stałe, 20 % to kontrahenci, którzy dokonali zakupu po raz pierwszy
  • 80 % dostawców klienta współpracuje z nim na stałe, 20 % to dostawcy, którzy sprzedali coś klientowi po raz pierwszy
  • księgowi pracują po 8 h dziennie
  • księgowi zarabiają ok. 3.000 zł brutto

Ile czasu zajmuje przepisanie faktury?

Biuro rachunkowe, pracujące na programie Comarch OPTIMA ma trzy możliwości wprowadzania faktur swoich klientów do systemu:

  1. Przepisywanie faktury klienta z wykorzystaniem odrębnej bazy danych, w której znajdują się informacje nt. odbiorców i dostawców klienta.
  2. Przepisywanie faktur bez wykorzystania odrębnej bazy danych klienta.
  3. Elektroniczną wymianę dokumentów.

Przepisywanie fakturJeśli biuro korzysta z bazy danych kontrahentów swojego klienta, jest w stanie przechowywać informacje dotyczące wszystkich kontrahentów, którzy dokonali transakcji z klientem biura. W ten sposób księgowy wprowadza dane kontrahentów klienta tylko jeden raz (zajmuje to ok. 2 minuty), a przy każdej kolejnej fakturze po prostu zaczytuje te dane z systemu.

Przepisanie faktury zajmuje w takiej sytuacji od 1 do 3 minut, zależnie od tego, ile pozycji znajduje się w dokumencie. Przyjmijmy więc, że średnio przepisanie zajmie ok. 2 minuty.

Sprawa wygląda inaczej, jeżeli biuro rachunkowe z jakiegokolwiek powodu nie zakłada swoim klientom baz danych. Wtedy przy przepisywaniu dosłownie każdej faktury księgowy musi wpisać wszystkie dane kontrahenta. Wprowadzenie takiej faktury do systemu zajmie o wiele więcej czasu – od 3 do 5 minut. Średnio będzie to więc ok. 4 minuty. Rzadko które biuro rachunkowe decyduje się jednak na taką formę pracy, ponieważ jest to ewidentne marnowanie czasu, dlatego też z góry ją odrzucamy.

W przypadku elektronicznej wymiany dokumentów problem przepisywania dokumentów zostaje całkowicie wyeliminowany. Więcej na ten temat – w dalszej części wpisu. Teraz wróćmy do naszych obliczeń.

Ile można zaoszczędzić, eliminując przepisywanie faktur?

Zgodnie z naszymi założeniami czas, poświęcany miesięcznie na przepisanie faktur 1 klienta wynosi:

  • 80 faktur sprzedaży do stałych kontrahentów (przepisanie 1 faktury – 2 min) = 80 x 2 min = 160 min
  • 20 faktur sprzedaży do nowych kontrahentów (wprowadzenie danych kontrahenta – 2 min, przepisanie 1 faktury – 2 min) = 20 x (2+2) min = 20 x 4 min = 80 min
  • 40 faktur zakupu do stałych kontrahentów (przepisanie 1 faktury – 2 min) = 40 x 2 min = 80 min
  • 10 faktur zakupu do nowych kontrahentów (wprowadzenie danych kontrahenta – 2 min, przepisanie 1 faktury – 2 min) = 10 x (2+2) min = 10 x 4 min = 40 min

 

Razem: 160 min + 80 min + 80 min + 40 min = 360 min = 6 h

6 h – tyle godzin pracy jest potrzebne co miesiąc na przepisanie faktur klienta do systemu. Rocznie to aż 72 h, czyli 9 dni roboczych pracy jednego księgowego.

Gdy biuro księgowe obsługuje 50 klientów, poświęca na przepisanie faktur miesięcznie 300, a rocznie – 3600 h pracy, czyli 450 dni roboczych.

Zegar

Ilość dni roboczych w 2012 roku to 252. Aby wykonać więc pracę, na którą potrzebne jest 450 dni roboczych, biuro musi poświęcić czas 1,79 pracownika, pracującego na cały etat. Zakładając, że księgowy zarabia ok. 3.000 zł brutto, co w praktyce oznacza koszt 3.560 zł miesięcznie lub w przeliczeniu – 42.720 zł rocznie, biuro na przepisanie faktur 50 klientów poświęca: 1,79 x 42.720 zł = 76.469 zł rocznie.

Prawda, że to ogromna suma? W praktyce oznacza to zatrudnienie dwóch dodatkowych osób, pracujących na cały etat.

Oczywiście koszty te będą niższe, gdy przepisywaniem faktur będą się zajmować pracownicy, którzy zarabiają mniej – stażyści, praktykanci czy osoby bez wykształcenia księgowego, a wyższe, gdy będzie się tym zajmować np. główny księgowy. Należy jednak pamiętać, ze osoby o niższym doświadczeniu czy kwalifikacjach będą mniej wydajne (pracują wolniej) i mogą popełniać więcej pomyłek przy przepisywaniu.

Inne minusy przepisywania faktur

Przepisywanie faktur to nie tylko duże straty finansowe dla biura księgowego. To także marnowanie zasobów, czyli czasu i wiedzy pracowników, którzy mogliby wykonywać przecież bardziej złożone czynności. Tego typu prace są żmudne i męczące – ich długie wykonywanie nie tylko jest dla pracownika nudne (i równocześnie zmniejszające motywację do pracy), ale także przytępia umysł, co z kolei zmniejsza jego wydajność i jest przyczyną pomyłek.

Przy takiej formie pracy niemożliwe jest także całkowite wyeliminowanie takich sytuacji jak zgubienie dokumentów czy opóźnienia w ich dostarczaniu do biura przez klienta.

Jak działa elektroniczna wymiana dokumentów?

Aby elektroniczna wymiana dokumentów była możliwa, oprogramowanie, z jakiego korzystają obie firmy, musi być ze sobą zintegrowane. Opcję tę zapewniają wszystkie programy Comarch. Jeżeli więc biuro rachunkowe oraz jego klient używają w swojej pracy programu Comarch OPTIMA, wystarczy kilka minut, by przekazać między nimi nieograniczoną ilość dokumentów.

Klient biura raz na jakiś czas (np. raz dziennie, raz w tygodniu – zależnie od indywidualnych ustaleń z biurem) eksportuje dokumenty do plików, które następnie przekazuje do księgowości (może to zrobić np. za pośrednictwem poczty e-mail). Biuro księgowe z kolei zaczytuje dane z przekazanych plików. Czynność tę można ułatwić jeszcze bardziej, korzystając z serwera (np. VPS) i za jego pomocą udostępniając dokumenty księgowym.

Zaczytane w ten sposób faktury nie wymagają już żadnej ingerencji ze strony biura. Są one przechowywane w systemie, co umożliwia ich szybkie rozliczanie.

Korzyści dla biura rachunkowego

Podsumujmy więc korzyści, jakie odnosi biuro rachunkowe, korzystające z elektronicznej wymiany dokumentów:

  • znaczące obniżenie kosztów obsługi klientów,
  • efektywniejsze wykorzystanie zasobów, m. in. czasu i wiedzy pracowników,
  • zwiększenie wydajności pracowników,
  • eliminacja problemu zagubionych lub nieprzekazanych na czas faktur,
  • zwiększenie zadowolenia klienta.

Dla firm, które prowadzą działalność usługowo-doradczą w zakresie księgowości, kadr i płac i które chcą zautomatyzować swoją pracę, została przygotowana specjalna promocja „Poleć klienta”. Polecając swojemu klientowi program Comarch OPTIMA, który pozwoli obu stronom na skorzystanie z opcji elektronicznej wymiany dokumentów, biuro rachunkowe może otrzymać prowizję w wysokości 10 % wartości zakupionego przez swojego klienta oprogramowania.

Zapytaj specjalistę ALPOL o szczegóły promocji >>

Korzyści dla klienta biura rachunkowego

Ale nie tylko biuro rachunkowe odnosi korzyści z zastosowania elektronicznej wymiany dokumentów. Co może zyskać jego klient?

  • szybszą i tańszą obsługę księgową,
  • większą dostępność księgowych, którzy nie muszą poświęcać tyle czasu na przepisywanie faktur,
  • bezpieczeństwo transferu danych,
  • pewność, że dokumenty nie zostaną zgubione i nie dostaną się w niepowołane ręce,
  • oszczędność czasu, poświęcanego na przekazywanie faktur (drukowanie, przygotowywanie przesyłek, organizacja kuriera lub wyjazd pracownika na pocztę).

A w jaki sposób odbywa się wymiana dokumentów w Waszych firmach?


Lub skontaktuj się po indywidualny dobór modułów i wycenę.

Zobacz również

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *