Jak wprowadzić i rozliczyć zlecenie serwisowe w Comarch OPTIMA?

W dzisiejszym wpisie przedstawimy krótką instrukcję – jak krok po kroku wprowadzić i rozliczyć zlecenie serwisowe w Comarch OPTIMA.

Pierwszą czynnością, jaką musimy wykonać po włączeniu programu, jest odpowiednie skonfigurowanie modułu (w zakładce „System”). Na drzewie konfiguracji otwieramy „Firma”, następnie „Serwis” i „Parametry”.

Konfiguracja Comarch OPTIMA

Teraz możemy skonfigurować ustawienia fakturowania zbiorczego czynności i części i zaznaczyć je jako domyślne – w naszym przypadku to właśnie będzie potrzebne.

Zapisujemy, klikając w ikonę dyskietki.

Kolejnym krokiem jest skonfigurowanie statusów zleceń. W tym miejscu możemy dodawać nowe statusy (przycisk „+”) i edytować już istniejące – w taki sposób, by odzwierciedlały metody pracy w naszej firmie. Zapisujemy, klikając w przycisk z ikoną dyskietki.

Konfiguracja Comarch OPTIMA

Gdy skonfigurujemy już wszystkie potrzebne nam elementy, dodajemy magazyn serwisowy. W tym celu w zakładce „Ogólne” klikamy w ikonę „Inne” i wybieramy z listy „Magazyny”.

Dodawanie magazynu w Comarch OPTIMA

Po otwarciu listy magazynów mamy możliwość dodania nowego (ikona „+”) lub edytowania już dodanego – zależy, czy już został wcześniej stworzony. Poniżej screen z ustawiania parametrów magazynu – najważniejsze z nich to symbol, nazwa, opis i, oczywiście, typ. Całość zapisujemy.

Dodawanie magazynu  w Comarch OPTIMA

Teraz możemy już przejść do wprowadzania zlecenia serwisowego do Comarch OPTIMA. Otwieramy moduł „Handel” i klikamy w ikonę „Zlecenia”.

Zlecenia serwisowe w Comarch OPTIMAPrzed nami otwiera się lista zleceń serwisowych. Dodajemy nowe zlecenie, klikając w ikonę ze znakiem „+”.

Lista zleceń serwisowych w Comarch OPTIMA

W zakładce „Ogólne” uzupełniamy wszystkie potrzebne dane:

  • rodzaj dokumentu,
  • informacje o kontrahencie,
  • kategorię zlecenia,
  • urządzenie,
  • magazyn, z którego będą pobierane części,
  • osobę prowadzącą zlecenie,
  • daty przyjęcia i realizacji,
  • planowany czas realizacji,
  • priorytet zlecenia,
  • opis zlecenia.

Nowe zlecenie w Comarch OPTIMA

W prawym górnym rogu widzimy możliwość zaznaczenia/odznaczenia pola „zlecenie otwarte”. Zlecenie można zamknąć jednak dopiero wtedy, gdy wszystkie czynności zostaną wykonane, a wszystkie części wydane.

W zakładce „Kontrahent” dane zostają uzupełnione automatycznie. Przechodzimy więc do zakładki „Czynności”. Dodajemy nową, klikając w ikonę „+”. W nowo otwartym oknie ustawiamy parametry czynności. Wybieramy ilość, rodzaj usługi – w naszym przypadku będzie to wymiana…

Czynności zlecenia serwisowego w Comarch OPTIMA

… dodajemy opis, wybieramy osobę, która będzie wykonywać czynność, czas trwania i datę wykonania. Następnie określamy, kiedy ma się rozpocząć realizacja – może być niezależna od pozostałych czynności, do rozpoczęcia po zakończeniu innej czynności (w tym momencie pole jest jeszcze nieaktywne, ponieważ jest to pierwsza dodawana przez nas czynność) lub wg określonego terminu. Określamy także wycenę czynności.

Czynności zlecenia serwisowego w Comarch OPTIMA

W zakładce „Szczegóły” określamy wewnętrzny koszt wykonania czynności i dodajemy opis. Zapisujemy (możemy oczywiście zapisać czynność na każdym poprzednim etapie).

Czynności zlecenia serwisowego w Comarch OPTIMA

Analogicznie dodajemy jeszcze dwie czynności – spawanie i lakierowanie. Po dodaniu wszystkie czynności są widoczne na liście.

Lista czynnościW dolnej części okna możemy także dodać notatki do zaznaczonych czynności, klikając w ikonę „+”.

Notatki do czynności w Comarch OPTIMA

Notatki są następnie widoczne w dolnej części okna.

Notatki do czynności w Comarch OPTIMA

Teraz przechodzimy do zakładki „Części”. Dodajemy nowe, klikając w ikonę „+”.

Części w zleceniu serwisowym w Comarch OPTIMA

Wypełniamy dane w zakładkach „Ogólne” i „Szczegóły” – analogicznie do dodawanych wcześniej czynności.

Części w zleceniu serwisowym w Comarch OPTIMA

Dodane części widzimy na liście poniżej.

Części w zleceniu serwisowym w Comarch OPTIMA

Teraz możemy pobrać towar z magazynu. W dolnej części strony klikamy w ikonę „MM”. Gdy pojawi się przed nami okno z pytaniem, potwierdzamy polecenie – utworzenie dokumentu MM.

Przesunięcie magazynowe

Jeśli towar nie jest dostępny obecnie w magazynie, możemy także wygenerować dokument ZD – klikamy w ikonę „ZD” w prawym dolnym rogu. Potwierdzamy, klikając „Tak”.

Zamówienie u dostawcy w Comarch OPTIMA

Czekamy, aż dokument zostanie wygenerowany.

Generowanie dokumentu w Comarch OPTIMA

Dokument ZD jest już widoczny na liście zamówień u dostawcy, a dokument MM na liście przesunięć magazynowych. W tworzonym przez nas zleceniu serwisowym dokumenty te będą widoczne w ostatniej zakładce.

Lista ZD w Comarch OPTIMA

Wracamy do naszego zlecenia serwisowego. W zakładce atrybuty klikamy w ikonę „+” i dodajemy nowy atrybut. Uzupełniamy jego parametry i zapisujemy.

Atrybuty w Comarch OPTIMA

Dodany atrybut jest już widoczny w zakładce.

Atrybuty w Comarch OPTIMA

Przechodzimy do zakładki „Dokumenty”. Są w niej widoczne wygenerowane przez nas wcześniej dokumenty.

Dokumenty w Comarch OPTIMA

Sprawdzamy, czy dane wprowadzone we wszystkich zakładkach są poprawne. Jeśli tak – zapisujemy zlecenie serwisowe.
Stworzone przez nas zlecenie jest widoczne na liście jako zlecenie w realizacji.

Lista zleceń serwisowych w Comarch OPTIMA

Gdy zaznaczymy już wszystkie czynności jako zrealizowane i wszystkie części jako wydane, będziemy mogli odznaczyć pole „zlecenie otwarte”.

Zamykanie zlecenia w Comarch OPTIMA

Pozwoli to zamknąć realizację zlecenia. Jak widać, teraz na liście jest ono przedstawione kolorem czarnym. Ciągle jednak ma status „w realizacji”. Aby ostatecznie zamknąć zlecenie, należy na jego podstawie wygenerować dokumenty:

  • fakturę/fakturę częściową (FS),
  • paragon/paragon częściowy (PA),
  • rozchód wewnętrzny/częściowy rozchód wewnętrzny,
  • wydanie zewnętrzne/częściowe wydanie zewnętrzne.

Zamknięte zlecenie w Comarch OPTIMA

My decydujemy się na stworzenie faktury sprzedaży. Klikamy więc w „Generuj fakturę”. Przed nami otwiera się okno z nową fakturą. Uzupełniamy wszystkie dane i zapisujemy.

Generowanie faktury w Comarch OPTIMA

Faktura jest już widoczna na liście faktur sprzedaży.

Lista faktur w Comarch OPTIMA

Wracamy do listy zleceń. Po wystawieniu faktury status zlecenia zmienił się już na „zrealizowane”.

Zrealizowane zlecenie w Comarch OPTIMA

I gotowe! Zlecenie rozliczone.

A co w przypadku, gdy nasza firma oferuje usługi serwisowe, zamawiane przez klientów cyklicznie? W tym również pomoże nam OPTIMA – wystarczy stworzyć zlecenie cykliczne.

W module „Handel” klikamy ikonę „Zlecenie cykliczne”. Możemy wybrać gotowy wzorzec lub dodać nowy (ikona „+”).

Zlecenie cykliczne w Comarch OPTIMA

Uzupełniamy wszystkie ważne parametry w zakładkach „Ogólne”, „Kontrahent”, „Czynności” i „Części” (analogicznie, jak w zwykłym zleceniu serwisowym). Pamiętajmy o odpowiednim określeniu cyklu generowania i czasu, kiedy chcemy otrzymać przypomnienie o zbliżającym się zleceniu.

Zlecenie cykliczne w Comarch OPTIMA

Jeśli klikniemy w ikonę pioruna w prawym dolnym rogu, będziemy mogli wygenerować ze zlecenia cyklicznego zlecenie serwisowe, realizowane w określonym czasie.

Zlecenie cykliczne w Comarch OPTIMA

Warto również wspomnieć o tym, że moduł Serwis jest zintegrowany z modułem CRM, dzięki czemu zlecenia są widoczne również w terminarzu. Wybieramy z listy rodzaj „czynności serwisowe” i filtrujemy.

Terminarz w Comarch OPTIMA

Teraz na terminarzu widzimy czynności serwisowe.

Terminarz w Comarch OPTIMA

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat modułu Serwis? Skontaktuj się z naszym specjalistą >>

Zobacz również

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *