Sprzedaż do niewypłacalnych klientów może przynieść firmie duże straty. Funkcjonalności programu Comarch OPTIMA pozwalają na zastosowanie blokad sprzedaży do klientów, którzy przekroczyli określony limit przeterminowanych płatności lub limit kredytowy. Prześledźmy instrukcję krok po kroku.
Najpierw musimy ustalić, jaki limit będzie przysługiwał kontrahentowi. Uruchamiamy Comarch OPTIMA, wchodzimy w zakładkę „Ogólne” i klikamy w ikonę „Kontrahenci”.
Pojawia się przed nami lista kontrahentów.
Klikamy dwukrotnie w wybranego kontrahenta i otwieramy jego kartę. Wchodzimy na zakładkę „Handlowe” i zaznaczamy parametr „Limit przeterminowanych płatności”, a następnie wskazujemy dopuszczalną wartość. Zapisujemy, klikając w ikonę dyskietki.
Program OPTIMA będzie automatycznie kontrolował wartość przeterminowanych płatności, wyliczając je podczas zatwierdzania dokumentu na podstawie dokumentów przeterminowanych w Preliminarzu płatności.
Wyliczając wartość, system uwzględni dwa parametry:
- maksymalną zwłokę kontrahenta (kontrahent nie jest blokowany od razu po przekroczeniu terminu płatności, a dopiero po pewnym „okresie przejściowym”),
- czas realizacji polecenia przelewu przez bank (parametr przydatny w sytuacji, gdy bank kontrahenta dłużej realizuje polecenia przelewu, co opóźnia pojawienie się pieniędzy na koncie firmowym).
Jak określić te parametry?
Maksymalną zwłokę kontrahenta można wskazać na karcie kontrahenta w zakładce „Płatności”.
Czas realizacji polecenia przelewu przez bank określamy na karcie banku. W zakładce „Ogólne” klikamy w ikonę „Inne” i wybieramy „Banki”.
Pojawi się przed nami lista banków.
Klikamy dwukrotnie na wybrany bank i otwieramy kartę banku. W zakładce „Dodatkowe” wskazujemy czas realizacji polecenia przelewu. Zapisujemy.
CDN OPTIMA może również blokować sprzedaż po przekroczeniu limitu kredytowego. Aby określić ten limit, na karcie kontrahenta w zakładce „Handlowe” należy zaznaczyć parametr „Limit kredytu” i wskazać jego wysokość. Wykorzystany przez klienta limit będzie widoczny poniżej.
Kiedy system kontroluje limit przeterminowanych płatności?
System będzie kontrolował limit przeterminowanych płatności w dwóch przypadkach:
- dokument jest zapisywany na trwałe (kontrola odbywa się wówczas, gdy dokument ma odroczony termin płatności lub gdy przy płatności gotówką wprowadzona Kwota wpłacana jest niższa niż wartość faktury);
- dokument jest zapisywany do bufora (kontrola odbywa się zawsze, jeżeli operator ma włączoną opcję Kontroli płatności przy sprzedaży dla zapisu do bufora).
Każdy operator ma indywidualne ustawienie sposobu kontroli przeterminowanych płatności. Aby je ustawić, należy w Comarch OPTIMA wejść w zakładkę „Konfiguracja”.
Otwieramy kolejno „Program” / „Użytkowe” / „Operatorzy”.
Klikamy dwukrotnie w wybranego operatora i na jego karcie wchodzimy w zakładkę „Parametry”. W prawym górnym rogu znajdują się ustawienia parametrów dla modułu Handel. Oddzielnie określamy opcje dla zapisu na trwałe oraz do zapisu do bufora.
Możemy wybierać spośród opcji:
- ostrzeżenie – przy zapisie dokumentu system wyświetla ostrzeżenie o przekroczeniu limitu (kredytowego lub przeterminowanych płatności), operator może jednak zatwierdzić dokument;
- blokada – jeśli limit został przekroczony, system blokuje możliwość zapisu dokumentu;
- brak – system nie kontroluje płatności podczas zapisu dokumentu niezależnie od ustawień limitów. Opcja ta jest dostępna tylko dla zapisu dokumentów do bufora.
Po wybraniu opcji całość należy zapisać, klikając w przycisk z ikoną dyskietki.
Uwaga: Oba limity (kredytu oraz przeterminowanych płatności) są kontrolowane podczas Seryjnego zatwierdzania faktur niezależnie od ustawień operatora – dokumenty nie są zatwierdzane, jeśli klient przekroczy limit.
Łączną wartość przeterminowanych płatności kontrahenta, przekraczających udzielony mu limit kredytu, można kontrolować na oknie Sprzedaż dedykowana (zakładka „Handel”, ikona „Sprzedaż dedykowana”).
Jeżeli klient przekroczy termin płatności, suma opóźnionych faktur będzie widoczna w polu „Po terminie”. Obok pola znajduje się przycisk, umożliwiający wyświetlenie wszystkich przeterminowanych płatności klienta na Preliminarzu płatności.
Blokada sprzedaży to za mało? Potrzebujesz narzędzia, które będzie miało mocniejszy efekt?
Skontaktuj się z naszym specjalistą i dowiedz się, jak możesz pozbyć się problemu pilnowania płatności.
