Przekazywanie i kontrola realizacji zadań w systemie Comarch ALTUM

Wprowadzenie systemu zadaniowego w firmie zwiększa efektywność pracy. Do usprawnienia tych procesów warto wykorzystać możliwości oprogramowania ALTUM, a dokładniej – rozszerzenia funkcjonalnego ALTUM aNEXT WorkGroup.

Jak przekazywać zadania i kontrolować ich realizację w Comarch ALTUM?

Uwaga: Do wykonania opisywanych czynności potrzebna jest aplikacja ALTUM aNEXT WorkGroup. Aby dowiedzieć się więcej na ten temat, odwiedź naszą stronę internetową: alpol.net.pl/comarch-altum/altum-anext-workgroup.

Uruchamiamy system Comarch ALTUM i wchodzimy w zakładkę „Wewnętrzne”. Następnie klikamy w ikonę „Zadania”.

Przekazywanie i kontrola realizacji zadań w Comarch ALTUM aNEXT WorkGroup 1

Otworzy się przed nami lista zadań. Aby wystawić nowe zadanie dla pracownika, klikamy w ikonę „Dodaj”.

Przekazywanie i kontrola realizacji zadań w Comarch ALTUM aNEXT WorkGroup 2

W oknie tworzenia nowego zadania definiujemy:

  • temat zadania;
  • kontrakt, do którego będzie przypisane zadanie;
  • kontrahenta (wybieramy go z rozwijalnej listy kontrahentów. Aby móc wybrać kontrahenta, jego dane muszą być wcześniej wprowadzone do systemu);
  • osobę wykonującą zadanie;
  • dział firmy, do którego jest przypisane zadanie (zaznaczając opcję „Działowe” przypiszemy zadanie do całego działu, bez potrzeby wybierania konkretnej osoby. W takim przypadku kierownik danego działu może przekazać zadanie wybranej przez siebie osobie);
  • osobę, która dodatkowo zostanie poinformowana o zadaniu;
  • słowo kluczowe, związane z zadaniem;
  • daty: początkową (wystawienia zadania), zakończenia (planowane zakończenie zadania), przypomnienia (wysłania przez system przypomnienia o zadaniu do pracownika);
  • priorytet (np. ASAP, Ważne, Pozostałe);
  • kategorię zadania,
  • czas planowany na wykonanie zadania;
  • zlecenie wewnętrzne (AZW), w ramach którego ma być wykonane zadanie;
  • czas dojazdu (w przypadku np. wizyty u klienta);
  • treść zadania.

Przekazywanie i kontrola realizacji zadań w Comarch ALTUM aNEXT WorkGroup 3

Prawidłowe i jednoznaczne uzupełnienie wszystkich elementów ma na celu przekazywanie zadań pracownikom w taki sposób, by jak najbardziej usprawnić przepływ pracy. Szczególną uwagę należy zwrócić na treść zadania – powinna być zdefiniowana tak, by osoba wykonująca nie miała żadnych wątpliwości co do zakresu swoich obowiązków. Szybki i jasny przepływ informacji pozwoli efektywniej wykorzystać czas pracowników: osoba przypisana do zadania będzie mogła natychmiast rozpocząć prace, a osoba zlecająca nie będzie musiała poświęcać czasu na tłumaczenie treści zadania.

Po uzupełnieniu wszystkich elementów zapisujemy zadanie.

Przekazywanie i kontrola realizacji zadań w Comarch ALTUM aNEXT WorkGroup 4

Do wykonania zadania często potrzebne są jeszcze dodatkowe informacje. Przejdźmy więc do zakładki „Pliki”.

Klikamy w ikonę „Dodaj”.

Przekazywanie i kontrola realizacji zadań w Comarch ALTUM aNEXT WorkGroup 5

Pojawi się przed nami okno dodawania pliku.

Klikamy w ikonę „Wczytaj plik”.

Przekazywanie i kontrola realizacji zadań w Comarch ALTUM aNEXT WorkGroup 6

Wybieramy plik z dysku i uzupełniamy pozostałe dane: nazwę i opis. data, wersja, rodzaj, rozmiar, typ i klient uzupełniane są automatycznie. Zapisujemy plik, klikając w ikonę „Zapisz i zamknij”.

Przekazywanie i kontrola realizacji zadań w Comarch ALTUM aNEXT WorkGroup 7

Plik jest już dodany do zadania.

Przekazywanie i kontrola realizacji zadań w Comarch ALTUM aNEXT WorkGroup 8

Jeśli wszystkie informacje zostały wprowadzone prawidłowo, zapisujemy zadanie, klikając w ikonę „Zapisz i zamknij”.

 

Zadanie zostało już wystawione. Pracownik otrzyma automatyczne powiadomienie o przypisaniu go do wykonania zadania (w zależności od ustaleń – w skrzynce Workflow lub bezpośrednio na adres mailowy) i będzie mógł już rozpocząć realizację. Zadanie jest oczywiście widoczne na liście zadań danego pracownika.

 

Po otwarciu zadania pracownik widzi wszystkie dane, wprowadzone wcześniej do formularza przez osobę zlecającą. Może on teraz zaznaczyć opcję „Przyjęte” – w momencie, gdy przyjmuje on zadanie lub „Przekazane” (ta opcja jest wykorzystywana np. w sytuacjach, gdy zadanie zostało przypisane do działu, a nie do konkretnej osoby – wówczas kierownik może sam przypisać zadanie do wybranego pracownika).

Przekazywanie i kontrola realizacji zadań w Comarch ALTUM aNEXT WorkGroup 9

Po przyjęciu zadania pracownik przygotowuje dla siebie plan pracy. W zakładce „Rejestr pracy” pracownik dodaje czynności, które ma wykonać, do swojego harmonogramu.

Należy uzupełnić planowaną datę i czas rozpoczęcia oraz zakończenia czynności. W prawym górnym rogu powinna być zaznaczona opcja „Plan”. Po uzupełnieniu danych klikamy w przycisk „Dodaj”.

Przekazywanie i kontrola realizacji zadań w Comarch ALTUM aNEXT WorkGroup 10

Analogicznie dodajemy kolejne czynności, by zaplanować realizację całego zadania. Zapisujemy.

Przekazywanie i kontrola realizacji zadań w Comarch ALTUM aNEXT WorkGroup 11

System wylicza czas wykonania poszczególnych czynności oraz czas łączny. Pozwala to pracownikowi kontrolować, czy jego plan prac mieści się w wyznaczonym przez przełożonego czasie na realizację całości zadania.

W momencie, gdy pracownik rozpoczyna faktycznie którąś z czynności, przenosi ją w rejestrze pracy do czynności zrealizowanych. W tym celu zaznacza on wybraną czynność, klika ikonę „Do realizacji”, a następnie zapisuje zadanie.

Przekazywanie i kontrola realizacji zadań w Comarch ALTUM aNEXT WorkGroup 12

Wypełnianie na bieżąco rejestru pozwala na planowanie pracy z wyprzedzeniem i kontrolowanie, czy zadanie jest realizowane zgodnie z planem.

Jeżeli pracownik chce uzupełnić zadanie o swoje uwagi, może wykorzystać zakładkę „Notatki”.

Aby dodać nową notatkę, należy kliknąć w ikonę „Dodaj”.

Przekazywanie i kontrola realizacji zadań w Comarch ALTUM aNEXT WorkGroup 13

Uzupełniany treść notatki i zapisujemy ją.

Przekazywanie i kontrola realizacji zadań w Comarch ALTUM aNEXT WorkGroup 14

Po odświeżeniu okna z listą notatek będzie w nim widoczna nowa notatka.

Przekazywanie i kontrola realizacji zadań w Comarch ALTUM aNEXT WorkGroup 15

Zapisujemy zadanie.

Gdy któraś z zaplanowanych wcześniej czynności się opóźni, pracownik poprawia datę i czas w rejestrze czasu pracy. Ważne, by wykonywać to nie na czynnościach planowanych, a na zrealizowanych – pozwala to później porównać planowany harmonogram prac z realnym ich wykonaniem.

Po zrealizowaniu całego zadania pracownik uzupełnia procentowy postęp prac. Gdy zostanie wpisana liczba 100, system automatycznie przeniesie zadanie do zadań zamkniętych.

Przekazywanie i kontrola realizacji zadań w Comarch ALTUM aNEXT WorkGroup 16Osoba, która zleciła zadanie, otrzymuje na bieżąco powiadomienia o dodaniu notatki przez pracownika czy zmianie statusu zadania. Dzięki temu może utrzymać pełną kontrolę nad realizacją zadania przez pracownika i szybko reagować w przypadku problemów. Przyspiesza to przepływ informacji pomiędzy kadrą a pracownikami, oszczędzając równocześnie ich czas.

Po zakończeniu zadania przez pracownika jego przełożony może:

  • porównać planowany i rzeczywisty czas wykonania zadania, co pozwala skontrolować wydajność pracownika;
  • wystawić kontrahentowi fakturę, na którą zostaną zaczytane dane z zadania;
  • łatwo i szybko uzyskać dostęp do wszystkich danych, dotyczących prac – treść zadania, notatki, pliki, rejestr pracy znajdują się w jednym miejscu.

Dodatkowym usprawnieniem zarówno dla kadry zarządzającej, jak i dla pracowników, jest graficzny terminarz. Rejestr pracy, przedstawiony na grafiku, ułatwia kontrolowanie czasu pracy i porównanie planu z jego realizacją. Użytkownik systemu może także dokonywać zmian w rejestrze pracy bezpośrednio z poziomu grafika, wykorzystując metodę „przeciągnij i upuść”.

Przekazywanie i kontrola realizacji zadań w Comarch ALTUM aNEXT WorkGroup 17

 

ALTUM aNEXT WorkGroup to aplikacja stworzona w celu zwiększenia efektywności zarządzania przepływem pracy w firmie. Skontaktuj się z naszym specjalistą i zamów ALTUM aNEXT WorkGroup >>

Zobacz również

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *