Jak zmienić dane na zatwierdzonej fakturze w Comarch OPTIMA?

Nieograniczona edycja danych na dokumentach w systemie Comarch OPTIMA jest możliwa wtedy, gdy dokument znajduje się w buforze – nie jeszcze został zatwierdzony i jest traktowany przez system jak szkic.

Zmiana danych na zatwierdzonym dokumencie w Comarch OPTIMA 1

Po zatwierdzeniu dokumentu jego edycja jest ograniczona – dostępne są tylko trzy możliwości:

  • zmiana danych kontrahenta,
  • zmiana opisu i osoby odbierającej,
  • zmiana kategorii.

Jak je wykonać?

Zmiana danych kontrahenta na zatwierdzonym dokumencie

Aby zmienić dane kontrahenta, operator musi posiadać odpowiednie uprawnienia. Uprawnienia te są definiowane na karcie operatora: otwieramy zakładkę „System” i klikamy w przycisk „Konfiguracja”.

Zmiana danych na zatwierdzonym dokumencie w Comarch OPTIMA 2

Wybieramy kolejno „Program”, „Użytkowe” i „Operatorzy”.

Zmiana danych na zatwierdzonym dokumencie w Comarch OPTIMA 3

Klikamy dwukrotnie na operatora, by otworzyć jego kartę.

Uprawnienia możemy zmienić w zakładce „Parametry” – należy tu zaznaczyć opcję „Aktualizacja kontrahenta na dokumencie”.

Zmiana danych na zatwierdzonym dokumencie w Comarch OPTIMA 4.1

Po zapisaniu ustawień funkcja zmiany danych kontrahenta na zatwierdzonym dokumencie będzie dostępna bezpośrednio z listy dokumentów w menu kontekstowym (pod prawym przyciskiem myszy).

Zmiana danych na zatwierdzonym dokumencie w Comarch OPTIMA 5

Funkcja ta umożliwia podmianę danych na zatwierdzonym dokumencie na aktualne dane znajdujące się na karcie kontrahenta. Zanim więc wykonamy podmianę, musimy zaktualizować dane na karcie kontrahenta (zakładka „Ogólne”, przycisk „Kontrahenci”, dwukrotne kliknięcie na kontrahencie otwiera jego kartę).

Po zmianie danych system wyświetli komunikat:

Zmiana danych na zatwierdzonym dokumencie w Comarch OPTIMA 6

Uwaga:

  • na dokumentach skojarzonych dane należy podmienić odrębnie (funkcja tego nie wykonuje),
  • jeżeli dokument został już zaksięgowany, nie ma możliwości podmiany danych,
  • nie ma możliwości zmiany kontrahenta na innego, można jedynie zaktualizować jego dane,
  • zaznaczając na liście większą ilość dokumentów można seryjnie podmienić dane.

Zmiana opisu i osoby odbierającej na dokumencie

Do zmiany opisu i osoby odbierającej operator musi posiadać odpowiednie uprawnienia. Na karcie operatora w zakładce „Parametry” należy zaznaczyć opcję „Zmiana opisu i osoby odbierającej na dokumencie”.

Zmiana danych na zatwierdzonym dokumencie w Comarch OPTIMA 4.2

Aby operator, posiadający te uprawnienia, mógł dokonać zmian w opisie towaru, na karcie towaru w zakładce „Dodatkowe” musi być również zaznaczony parametr „Pozwól na edycję opisu na fakturze”.

Zmiana danych na zatwierdzonym dokumencie w Comarch OPTIMA 7

Zmiana kategorii

Do zmiany kategorii operator również musi mieć nadane odpowiednie uprawnienia – „Zmiana kategorii na niezaksięgowanym dokumencie”.

Zmiana danych na zatwierdzonym dokumencie w Comarch OPTIMA 4.3

Zmiana innych danych na zatwierdzonym dokumencie

Zmiana pozostałych danych w przypadku, gdy dokument został już zatwierdzony, nie jest możliwa. Jedynym wyjściem w takiej sytuacji jest anulowanie dokumentu i ponowne go wystawienie. Warto pamiętać o tym, że numer dokumentu anulowanego może być wykorzystany – wystarczy wpisać go ręcznie w polu „AUTO” podczas wystawiania kolejnej faktury.

Zmiana danych na zatwierdzonym dokumencie w Comarch OPTIMA 8

Aby anulować fakturę, należy otworzyć listę faktur, zaznaczyć dokument i kliknąć na nią prawym przyciskiem myszy.

Zmiana danych na zatwierdzonym dokumencie w Comarch OPTIMA 9

Po anulowaniu faktura będzie wyróżniona na liście kolorem czerwonym.

Warto wiedzieć:

po podświetleniu faktury na liście można przytrzymać klawisz CTRL i kliknąć w przycisk ze znakiem plusa (służący do dodawania nowego dokumentu). Ta kombinacja otworzy nam okno dodawania nowej faktury, w której będą skopiowane dane z dokumentu, który wcześniej zaznaczyliśmy na liście.

 

W przypadku zmiany danych takich jak:

  • ilość,
  • wartość,
  • stawka VAT,

można wykorzystać faktury korygujące. Są one dostępne w menu kontekstowym przycisku korekty.

Zmiana danych na zatwierdzonym dokumencie w Comarch OPTIMA 10

 

Potrzebujesz pomocy specjalisty? Zamów usługę zdalną w ALPOL >>

Zobacz również

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *