Program do windykacji – eWezwanie

Logo eWezwanieNiedawno na naszym blogu pojawił się opis programu DobryKlient, służącego jako łącznik pomiędzy systemem eWezwanie a programami Comarch OPTIMA, CDN XL i Comarch ALTUM, a obecnie także Symfonia i Subiekt GT. Opisując nasze autorskie rozwiązania nie możemy pominąć samego systemu eWezwanie, który również był realizowany przez naszych programistów na zlecenie firmy DobryPłatnik.pl sp. z o.o. W ostatnim czasie rozwinęliśmy projekt o nowe funkcjonalności, które z pewnością zainteresują naszych klientów.

Cel projektu

Program eWezwanie miał umożliwić automatyzację procesu windykacji i tym samym pomóc przedsiębiorcom pozbyć się problemu nieuregulowanych płatności. Aplikacja miała podnieść skuteczność windykacji, jednocześnie pomagając utrzymać pozytywne relacje z kluczowymi klientami. Duże znaczenie miały także obniżenie kosztów i zmniejszenie czasochłonności odzyskiwania długów.

Realizacja

Podstawową funkcjonalnością systemu jest wysyłanie automatycznych wezwań do zapłaty. Generowanie ponagleń odbywa się automatycznie na podstawie danych zaczytanych ze zintegrowanego oprogramowania do prowadzenia firmy. Użytkownik może także stworzyć wezwanie do zapłaty ręcznie, samodzielnie definiując poszczególne elementy.

Jak działa automatyczna windykacja?

  1. Za pomocą opisywanej wcześniej na blogu aplikacji DobryKlient eWezwanie łączy się z programami OPTIMA, CDN XL , ALTUM, Symfonia lub Subiekt GT i pobiera aktualne informacje związane z płatnościami (dane dotyczące wystawionych faktur oraz ich płatników).
  2. eWezwanie sprawdza, które faktury są przeterminowane i określa, którzy kontrahenci powinni otrzymać ponaglenie. System weryfikuje również, czy może wysyłać wezwania do danych dłużników (użytkownik może zablokować wysyłanie ponagleń do konkretnych firm, definiując odpowiedni atrybut na karcie kontrahenta w systemie do zarządzania firmą).
  3. Program generuje wezwania do zapłaty w wybranej formie i wysyła je do dłużników. W przypadku, gdy w systemie brakuje danych, koniecznych do wysyłki (np. adresu e-mail, numeru telefonu), eWezwanie informuje o tym użytkownika za pomocą maila.
  4. Jeśli umożliwia to integracja z programem do prowadzenia firmy, eWezwanie wysyła wiadomość zwrotną za pośrednictwem aplikacji DobryKlient. Obecnie jest to możliwe we współpracy z programami Comarch ALTUM i CDN XL – w module CRM zostaje zapisana informacja o fakcie wygenerowania i wysłania wezwania.
  5. Podczas kolejnych importów/eksportów danych eWezwanie sprawdza, czy ponaglenie było skuteczne i czy dłużnik uregulował należność. Jeśli faktura została zapłacona, system odnotowuje to i nie wysyła następnych powiadomień. Jeśli dług dalej istnieje, są dwie możliwości:
  • Jeżeli użytkownik nie zdefiniował własnego procesu windykacji, informacja o poprzedniej płatności temat może zostać wysłana w kolejnym powiadomieniu, dotyczącym następnej przeterminowanej faktury. Opcja ta jest określana przez użytkownika w konfiguracji.
  • Jeżeli użytkownik zdefiniował własny proces windykacji, eWezwanie wykonuje kolejne określone przez użytkownika kroki (np. po 2 dniach wysyła powiadomienie SMS, po tygodniu – wiadomość głosową, po 2 tygodniach – powiadomienie mailowe z kopią do prawnika, po 3 tygodniach – list polecony ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru itd.). System każdorazowo sprawdza, czy płatność została już uregulowana i pilnuje, by nie wysyłać wezwań do kontrahentów, którzy w międzyczasie dokonali płatności.

Wszystko to odbywa się automatycznie i nie wymaga ingerencji użytkownika. Program przechowuje informacje o wysłanych wezwaniach, użytkownik ma więc dostęp do całej historii powiadomień dla danego dłużnika.

Po zalogowaniu do eWezwania użytkownik zobaczy także podsumowanie swoich płatności:

  • listę 10 najstarszych należności,
  • listę 10 największych dłużników,
  • strukturę niezapłaconych należności (wykres z podziałem należności wg wielkości przeterminowania).

Struktura niezapłaconych należności w eWezwaniu

Formy wezwań do zapłaty

Początkowo w systemie były dostępne ponaglenia w formie PDF oraz wiadomości e-mail – gotowego szablonu lub własnej wiadomości, definiowanej przez użytkownika. Obecnie eWezwanie umożliwia już wysyłanie:

  • wiadomości mailowej,
  • SMS-a,
  • wiadomości telefonicznej,
  • listu poleconego priorytetowego,
  • listu poleconego priorytetowego za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

Planowane są także kolejne rodzaje wezwań do zapłaty: SMS Flash, SMS Menu i faks.

Użytkownik może korzystać z dostępnych szablonów wezwań lub stworzyć własne (dla ponagleń w formie maila). Dodawanie szablonu odbywa się za pomocą prostego w obsłudze edytora.

Integracja z innym systemem do prowadzenia firmy

eWezwanie to program otwarty na potrzeby swoich użytkowników. W miarę potrzeb DobryKlient będzie umożliwiał integrację eWezwania z innym oprogramowaniem dla firm.

Korzyści dla użytkownika

Program eWezwanie spełnił swoje założenia – umożliwia on pełną automatyzację windykacji. Użytkownicy systemu oszczędzają czas, ponieważ nie muszą czynnie zajmować się windykacją i nadzorować jej przebiegu, a także – pieniądze, ponieważ koszty użytkowania programu stanowią ułamek kosztów, poświęcanych na tradycyjną windykację. Największe oszczędności daje firmie zdefiniowanie własnego procesu windykacji – program jest wtedy w stanie wykonać więcej czynności automatycznie.

Wykorzystanie programu do windykacji zwiększa również jej skuteczność – wezwania są wysyłane regularnie, w różnych formach, dzięki czemu łatwiej docierają do dłużnika i nie ma możliwości ich „przegapienia”. Również sam fakt tego, że odzyskiwaniem należności zajmuje się firma trzecia, bardziej motywuje dłużników do regulowania płatności w terminie. Ma to również wpływ na utrzymanie pozytywnych relacji z kontrahentami – bezpośrednie kontakty pomiędzy przedstawicielami firm nie muszą już być związane z brakiem płatności.

DobryPłatnik.pl

Logo DobryPłatnik.pl sp. z o.o.Firma DobryPłatnik.pl sp. z o.o. zajmuje się projektowaniem innowacyjnych narzędzi informatycznych. Kluczowym produktem firmy jest program eWezwanie.

Programy na zamówienie

Nasi specjaliści projektują również inne programy na zamówienie, dedykowane pod indywidualne potrzeby klienta. Więcej na temat oprogramowania na zamówienie znajdziesz na naszej stronie pod adresem: alpol.net.pl/oprogramowanie-na-zamówienie.

 

Chcesz zamówić aplikację dedykowaną? Skontaktuj się z naszym specjalistą >>

Zobacz również

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *