Czy można w Comarch OPTIMA wystawić korektę do dokumentu, nieistniejącego w systemie?

Gdy firma decyduje się na zmianę systemu do prowadzenia księgowości czasami może pojawić się potrzeba skorygowania dokumentu, który został wystawiony z użyciem wcześniejszego oprogramowania. Program Comarch OPTIMA wychodzi naprzeciw swoim użytkownikom, umożliwiając wystawienie korekty do dokumentu, nieistniejącego w systemie.

Jak to zrobić? Prezentujemy instrukcję krok po kroku.

Korekty do dokumentów nieistniejących w systemie można wystawiać do tych pozycji, do których można wystawić tzw. dokument pierwotny, czyli do:

  • faktur zakupu,
  • faktur sprzedaży,
  • paragonów.

Dokument pierwotny umożliwia wprowadzenie danych, znajdujących się na dokumentach nieistniejących w systemie (np. wystawionych w poprzednim programie księgowym).
Pokażemy cały proces na przykładzie faktury sprzedaży.

Uruchamiamy program OPTIMA, moduł Handel / Faktury.

Korekta do dokumentu nieistniejącego w systemie Comarch OPTIMA 1

Rozwijamy menu przy przycisku z ikoną „plusa” i wybieramy „dokument pierwotny”.

Korekta do dokumentu nieistniejącego w systemie Comarch OPTIMA 2
Przed nami otworzy się okno dodawania Faktury sprzedaży pierwotnej.

Korekta do dokumentu nieistniejącego w systemie Comarch OPTIMA 3

Uzupełniamy wszystkie dane na fakturze (analogicznie, jak w przypadku tworzenia zwykłej faktury). Aby dokument odwoływał się do korygowanej przez nas faktury, koniecznie należy uzupełnić numer pierwotny. W tym celu rozwijamy menu przycisku „Dokument”, wybieramy opcję „Nr pierwotny” i uzupełniamy pole, wpisując tu numer dokumentu, do którego chcemy wystawić korektę.

Korekta do dokumentu nieistniejącego w systemie Comarch OPTIMA 4

Po wypełnieniu wszystkich danych zapisujemy fakturę. Informacja o tym, że faktura jest dokumentem pierwotnym, jest widoczna w opisie formularza („Faktura sprzedaży pierwotna”).

Zatwierdzamy fakturę (wyciągamy ją z bufora) i przechodzimy do kolejnego kroku, jakim jest wystawienie korekty.

Przypominamy: korekty w programie OPTIMA mogą dotyczyć:

  • ilości towaru / usługi,
  • wartości towaru / usługi,
  • podatku VAT na fakturze.

Aby wystawić korektę ilościową, zaznaczamy dokument na liście i klikamy na pozycji prawym przyciskiem myszy. Z menu wybieramy Korekta / ilości.

Korekta do dokumentu nieistniejącego w systemie Comarch OPTIMA 5
Otworzy się przed nami formularz, w którym możemy zmienić:

  • schemat numeracji,
  • datę wystawienia i sprzedaży,
  • formę i termin płatności,
  • zwracane pozycje (możemy skasować pozycje, których korekta nie dotyczy; zmienić ilość pozycji, które podlegają zwrotowi lub zmienić opis i PKWiU).

Uwaga: jeśli dokument jest pierwszą korektą ilościową do danej faktury, domyślnie pojawia się na nim zwrot wszystkich pozycji. Jeśli wcześniej były już wystawione korekty ilościowe, system sprawdza, jaka ilość jest jeszcze możliwa do zwrotu.

Korekta do dokumentu nieistniejącego w systemie Comarch OPTIMA 6

Warto pamiętać również o opcji tworzenia korekty „na plus”. W tym celu należy zapisać dane i zamknąć wszystkie okna w programie, a następnie uruchomić z menu System / Konfiguracja…

Korekta do dokumentu nieistniejącego w systemie Comarch OPTIMA 7

… Firma / Handel / Parametry i zaznaczyć parametr „Korekty ilościowe „na plus””.

Korekta do dokumentu nieistniejącego w systemie Comarch OPTIMA 8
Analogicznie wystawiamy korektę wartości: klikamy prawym przyciskiem myszy na wybranej pozycji na liście i wybieramy z menu Korekta / wartości (ceny).

Korekta do dokumentu nieistniejącego w systemie Comarch OPTIMA 9
Na dokumencie możemy skorygować:

  • schemat numeracji,
  • datę wystawienia i sprzedaży,
  • formę i termin płatności,
  • rabat (zmienić wartość/cenę pozycji, usunąć z dokumentu pozycje, których nie podlegają korekcie, zmienić opis i PKWiU).

Warto wiedzieć, że program OPTIMA umożliwia także korygowanie wartości części ilości (np. przy sprzedanych 100 sztukach towaru 20 z nich jest sprzedawane po cenie droższej, a 80 – tańszej). Tutaj odsyłamy do podręcznika użytkownika modułu Handel.

Korekta do dokumentu nieistniejącego w systemie Comarch OPTIMA 10
Możemy również wystawić korektę stawki VAT. Z menu kontekstowego przy pozycji faktury wybieramy Korekta / stawki VAT. Tak jak w przypadku poprzednich korekt możemy edytować dane w nagłówku, różnicą jest oczywiście możliwość zmiany stawki VAT.

Korekta do dokumentu nieistniejącego w systemie Comarch OPTIMA 11
Jak widać, do jednego dokumentu można wystawić kilka korekt.

Korekta do dokumentu nieistniejącego w systemie Comarch OPTIMA 12

Po wystawieniu korekt możemy przejść do ostatniego kroku, czyli wystawienia pozostałych dokumentów. Jest to bardzo ważne, ponieważ korekta nie ma wpływu na ruch towarów ani jego wartość w magazynie – dokumenty te służą tylko do poprawnej rejestracji dokumentów, koniecznej do zaksięgowania czy stworzenia odpowiedniego zapisu w module Kasa/Bank.

W zależności od tego, czego dotyczyła korekta, wystawiamy:

  • Dokument PW – jeśli korekta dotyczyła ilości towaru na dokumencie sprzedaży. W dokumencie tym wpisujemy cenę, w jakiej towar został zdjęty z magazynu podczas wystawiania faktury pierwotnej.
  • Dokument RW i korektę ilościową do dokumentu, wprowadzającego towar na magazyn w chwili rozpoczęcia pracy z programem OPTIMA (BOM lub PZ) – jeśli korekta dotyczyła ilości na dokumencie zakupu.
  • Korektę wartościową towaru w magazynie – jeśli korekta dotyczyła wartości na nieistniejącym w systemie dokumencie FZ.

I jeszcze na podsumowanie – parę informacji o dokumencie pierwotnym:

  • nie powoduje on zmian cen zakupu na karcie towaru, nie nalicza nowych cen sprzedaży,
  • nie powoduje powstania płatności w kasie/preliminarzu,
  • nie można dla niego wystawić skojarzonych dokumentów WZ i PZ,
  • nie powoduje ruchu towaru w magazynie, rezerwacji ani zamówienia,
  • nie może zostać zafiskalizowany, zaksięgowany ani przesłany do rejestrów VAT,
  • nie może zostać wyeksportowany do systemu ECOD,
  • nie obowiązuje go blokada na datę dokumentu (może mieć datę wsteczną w stosunku do ostatniego bilansu zamknięcia magazynu), a sam dokument nie blokuje możliwości wykonania BZM,
  • nie blokuje możliwości zamknięcia inwentaryzacji.

Potrzebujesz szkolenia z systemu Comarch OPTIMA, by lepiej poznać jego możliwości? Skontaktuj się z naszym specjalistą >>


Lub skontaktuj się po indywidualny dobór modułów i wycenę.

Zobacz również

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *