Czy zakup oprogramowania się opłaca?

Inwestując w rozwój firmy często stajemy przed trudnym wyborem: czy lepsze będzie zatrudnienie kolejnego pracownika, czy może wdrożenie nowej technologii? W każdym z tych przypadków zwiększamy wydajność przedsiębiorstwa, jednak czy obydwa sposoby są równie opłacalne? W poniższym artykule sprawdzimy, który ruch może przynieść większą korzyść.

Czy zatrudnianie kolejnych pracowników jest dobrym rozwiązaniem?

Firma rozwija się. Ilość zamówień regularnie wzrasta i dział obsługi klienta powoli zaczyna narzekać na zbytnie obciążenie pracą. To jest moment krytyczny – moment, w którym trzeba zdecydować co zrobić dalej. Czy zatrudnić kolejną osobę, czy może zainwestować w technologię przyspieszającą pracę obecnego zespołu.

Kolejny pracownik wydaje się być logicznym wyborem. Dodatkowa para rąk do pracy odciąży resztę i przyspieszy proces realizacji zamówień. A przynajmniej zrobi tak do kolejnego znaczącego wzrostu sprzedaży, który… będzie wymagał zatrudnienia kolejnej osoby. Następny pracownik znów odciąży chwilowo dział do momentu gdy dalszy wzrost ilości zamówień będzie wymagał dopływu świeżej krwi.

Ile to kosztuje?

Zatrudnienie jednego pracownika na pełen etat to minimalny koszt wynoszący ok. 2500 zł miesięcznie (2000 zł brutto stawki minimalnej + koszty pracodawcy). Do tego dochodzą koszty dodatkowe, jak np. wynajem większego biura (jeśli powiększony zespół nie zmieści się w aktualnym), zakup kolejnego komputera, biurka, krzesła, licencje na oprogramowanie itp. Koszt takiej operacji wynieść może na start nawet kilka tysięcy. A w momencie, gdy ilość zamówień znów przekroczy możliwości pracowników, należy pokryć go jeszcze raz dołączając do zespołu kolejną osobę. Biorąc pod uwagę, że jeden przeszkolony pracownik jest w stanie obsłużyć dziennie maksymalnie do 40-50 zamówień ręcznie, należy przyjąć że mniej więcej taki wzrost sprzedaży na dobę skutkował będzie koniecznością rozpisania kolejnej rekrutacji.

Jak widać, zatrudnianie nowych pracowników w celu utrzymania jakości sprzedaży jest rozwiązaniem na krótką metę i nie sprawdzi się przy prognozach stałego wzrostu w dłuższej perspektywie. Jak wygląda sytuacja w przypadku inwestycji w oprogramowanie?

Jakie są zalety inwestycji w nowy system?

Obecny rozwój technologii stawia na integrację i automatyzację – dwa elementy mające na celu zwiększenie wydajności w wykonywaniu codziennych zadań.

Jest to doskonale widoczne w sprzedaży internetowej. Sklepy działające online wykorzystując możliwości, jakie daje im integracja i automatyzacja przyspieszając czas realizacji zamówień, co w ostatecznym rozrachunku pozwala na obsługę większej ilości przesyłek każdego dnia. A to z kolei przekłada się na wzrost osiąganych przychodów.

W związku z powyższym, wykorzystanie specjalistycznego oprogramowania jest tym, co warto uwzględnić w planach rozwoju firmy. Aby móc skutecznie sprzedawać i realizować zamówienia, niezbędne są trzy elementy:

  • centralny system ERP, który będzie przechowywał informacje o produktach, a także pobierał i realizował zamówienia,
  • integratory dla kanałów sprzedaży i usług kurierskich, czyli specjalne programy pozwalające na dwustronną komunikację paneli administracyjnych poszczególnych kanałów sprzedaży i aplikacji kurierskich z systemem ERP,
  • silnik procesów – narzędzie automatyzujące powtarzające się podczas realizacji zamówienia czynności.

Posiadając gotowe, dostosowane do potrzeb firmy rozwiązania jesteśmy w stanie każdy proces biznesowy w firmie przeprowadzić o wiele skuteczniej i sprawniej. Oto kilka zalet zintegrowanych i zautomatyzowanych systemów wykorzystywanych w sprzedaży internetowej:

  • szybsze wystawianie ofert w każdym z kanałów sprzedaży: wystarczy tylko uzupełnić kartę towaru w systemie ERP, aby integrator zaciągnął znajdujące się na niej informacje i wstawił do szablonu oferty w sklepie internetowym, lub na innej platformie sprzedażowej,
  • większa ilość zamówień obsługiwana w tym samym czasie: poprzez integratory zamówienia trafiają bezpośrednio do systemu ERP, gdzie pracownik ma za zadanie jedynie je zatwierdzić kierując na kolejne etapy realizacji. Jako, że zatwierdzenie odbywa się za pomocą jednego kliknięcia, w ciągu dnia pracy jedna osoba jest w stanie obsłużyć w ten sposób kilkukrotnie więcej zamówień, niż manualnie,
  • łatwiejsza obsługa zamówień: sprzedaż produktów w kilku różnych miejscach powoduje konieczność przeprowadzania szkoleń wśród pracowników z obsługi każdego systemu osobno. Dzięki integracji wszystkich kanałów sprzedaży, całość obsługiwana jest centralnie przy pomocy systemu ERP, co sprawia, że pracownicy muszą przyswoić sobie działanie wyłącznie jednego programu,
  • automatyczne tworzenie dokumentów: na dalszych etapach realizacji zamówień stery przejmuje silnik procesów, który dzięki zdefiniowanym zadaniom samodzielnie tworzy i przesyła do klientów faktury pocztą elektroniczną, a także drukuje wewnętrzne dokumenty magazynowe,
  • optymalizacja magazynu: zautomatyzowanie sprzedaży z wykorzystaniem silnika procesów zapewnia również wydajniejszą politykę magazynową. Dzięki stałemu nadzorowi nad ilościami produktów, silnik procesów może automatycznie składać zamówienia u dostawców na towary będące na wykończeniu lub wykorzystać połączenie z dystrybutorem i zlecić wysyłkę zamówień z jego magazynu,
  • mniejsza ilość błędów: przekazanie procesów sprzedażowych oprogramowaniu eliminuje zdecydowaną większość błędów mogących pojawić się w czasie realizacji zamówienia. Jako, że automatyzacja ściąga z pracowników wiele obowiązków, mają oni więcej czasu aby reagować na aktualne zdarzenia oraz kontakt ze strony klientów, poświęcając im więcej czasu.

Ile kosztuje nowy system sprzedaży?

W kwestii ceny zakup, instalacja i użytkowanie nowego oprogramowania zależy od wybranego systemu ERP. W przypadku systemów Comarch Optima i XL koszt licencji na jedno stanowisko wynosi odpowiednio ok. 1000 zł i ok. 5000 zł.

Standardowy zestaw dla sklepu posiadającego jedno konto na Allegro i korzystającego z usług jednej firmy kurierskiej zawiera w sobie integrator Allegro, integrator z e-sklepem, Silnik procesów i moduł kuriera. Każdy z nich dostępny jest w wersji z płatnością jednorazową lub comiesięczną zarówno dla systemu ERP Optima jak i ERP XL. Dodatkowym kosztem są szkolenia i pakiety wdrożeniowe pozwalające zapoznać się z działaniem systemów.

Koszty zakupu systemu opartego na ERP Optima (ceny w netto):

  • przy płatności jednorazowej: 10 500 zł,
  • przy płatności comiesięcznej: 800 zł,
  • jednorazowy koszt licencji Optima (jedno stanowisko) i pakietów wdrożeniowych: 2780 – 4280 zł.

Koszty zakupu systemu opartego na ERP XL (ceny w netto):

  • przy płatności jednorazowej: 20 500 ,
  • przy płatności comiesięcznej: 1700 zł,
  • jednorazowy koszt licencji XL (jedno stanowisko) i pakietów wdrożeniowych: 6780 – 8280 zł.

Jak zakup oprogramowania do obsługi sklepu wypada na tle zatrudnienia nowego pracownika? Różnice ilustruje poniższa infografika:

zakup_oprogramowania

Dlaczego zakup oprogramowania jest lepszym rozwiązaniem?

Obecna sytuacja na rynku wymusza na przedsiębiorcach zwiększanie konkurencyjności poprzez inwestycje w nowe technologie. Nie tylko dlatego, że rozwiązanie to jest w dłuższej perspektywie tańsze, lecz również z powodu narzędzi zapewniających wzrost wydajności już od momentu ich uruchomienia.

O ile jedna osoba jest w stanie każdego dnia obsłużyć manualnie do 50 zamówień, zautomatyzowany system jest w stanie zwiększyć jego wydajność co najmniej o 300% przy redukcji błędów spowodowanych czynnikiem ludzkim do ok. 1/10 poprzedniego stanu. Dzięki temu pozostawiając zespół sprzedażowy w takiej samej obsadzie,  zapewniamy im możliwość nie tylko przerobienia każdego dnia większej ilości paczek, ale również czas niezbędny na skupienie się na innych aspektach obsługi klienta – od reagowania na losowe sytuacje wymagające podjęcia działań, poprzez analizowanie sprzedaży i szukanie dalszych możliwości jej wzrostu.

Co przy integracji kanałów sprzedaży z centralnie działających systemem ERP jest możliwe bez zatrudniania kolejnych pracowników do jego obsługi.

Zobacz również

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *