Jak automatyzacja procesów sprzedaży ułatwia pracę?

Automatyzacja procesów znana jest od lat w wielu dziedzinach gospodarki. Z powodzeniem stosuje się ją w przemyśle ciężkim, bankowości, a ostatnimi czasy również sprzedaży internetowej. Właśnie dzięki automatyzacji e-sklepy są w stanie sprzedawać swoje towary jeszcze skuteczniej.

W lutym 2017 roku z polskich fabryk wyjechało niemal 50 tys. gotowych do jazdy samochodów osobowych. To daje ponad 1700 samochodów produkowanych dziennie! Taki wynik nigdy nie byłby możliwy, gdyby nie automatyzacja produkcji.

Automatyzacja w sprzedaży internetowej

Podobnie jak w przypadku linii produkcyjnej w fabryce samochodów, również sprzedaż internetowa korzysta z zalet automatyzacji do zwiększania wydajności. Ręczne obrabianie każdego zamówienia z osobna zajmuje cenny czas, a przy rosnącym znaczeniu e-handlu każda sekund zaczyna być na wagę złota.

Z tego powodu coraz więcej e-sklepów inwestuje w rozwiązania pozwalające na przeniesienie niezbędnych, lecz żmudnych obowiązków z pracownika na system zawiadujący obsługą sklepu. Opierając go o systemy ERP najnowszej generacji i silniki procesów przygotowywane specjalnie w celu wspomagania sprzedaży internetowej możemy znacznie przyspieszyć czas realizacji każdego zamówienia.

Jak to wygląda w praktyce?

Realizacja zamówienia opiera się na szeregu czynności po stronie obsługi sklepu. Standardowo wygląda to w następujący sposób:

  • klient składa zamówienie, a informacja o tym trafia do systemu sklepowego lub na adres e-mail, jeśli zostało złożone np. na Allegro,
  • pracownik musi skierować zamówienie do dalszej realizacji tworząc dokumenty magazynowe niezbędne do wydania i spakowania wybranych przez klienta produktów,
  • musi również samodzielnie stworzyć paragon/fakturę, wydrukować i dołączyć do paczki lub wysłać na adres e-mail klienta,
  • następnym krokiem jest wydruk listu przewozowego (poprzez import danych z systemu sklepowego lub ręczne przepisanie ich do aplikacji kurierskiej),
  • ostatni etap to spakowanie paczki, naklejenie etykiety adresowej i przekazanie przesyłki kurierowi.

Jako, że powyższe zadania należy wykonać ręcznie, wydłuża to niepotrzebnie czas realizacji zamówienia i zwiększa ryzyko wystąpienia błędu na dowolnym z etapów. Z kolei automatyzacja procesów jest w stanie zapewnić o wiele wyższą wydajność.

Schemat obsługi zamówienia przy wykorzystaniu silnika procesów wygląda w poniższy  sposób:

  • informacja o zamówieniu w dowolnym kanale sprzedaży (sklep, Allegro, etc.) wpada do centralnego systemu ERP, gdzie jest sprawdzana pod kątem ustawionych w silniku procesów kryteriów. Jeśli spełnia je w 100% (np. zamówienie jest opłacone online, ma ustawioną płatność przy odbiorze, nie zawiera dodatkowych opisów) automatycznie trafia do realizacji. W przeciwnym przypadku system daje znać pracownikowi, który przegląda pozostawione zamówienia i zatwierdza je ręcznie,
  • silnik procesów samodzielnie tworzy dokument WZ, a następnie drukuje go lub przesyła na kolektor magazyniera,
  • silnik procesów automatycznie drukuje list przewozowy zaciągając dane do wysyłki bezpośrednio z zamówienia,
  • silnik procesów sam wystawia fakturę i w zależności od ustawień drukuje ją, lub wysyła mailem (co pozwala oszczędzić czas nawet na takiej czynności, jak spakowanie dokumentu sprzedaży do przesyłki).

Jak widać na powyższym przykładzie, rola pracownika w realizacji zamówień ogranicza się jedynie do reagowania na zamówienia niespełniające wszystkich kryteriów. Cała reszta odbywa się w tle.

Pisząc „cała reszta” faktycznie mam na myśli wszystkie inne czynności, jakie jest w stanie zautomatyzować silnik procesów. Powyższy przykład pokazuje jedyne najprostszy model działania sklepu. Oprogramowanie to sprawdza się również w bardziej złożonych strukturach, gdzie konieczne jest np. kontrolowanie stanów towarowych w oddziałach firmy, bądź rozdzielanie wysyłki zamówień pomiędzy różnymi magazynami.

Różnicę w pracy bez i z silnikiem procesów ilustruje poniższy schemat:

automatyzacja1

Korzyści z wprowadzenia automatyzacji procesów

Posiadając scentralizowany system ERP do zarządzania sprzedażą oraz skonfigurowany pod naszą firmę silnik procesów jesteśmy w stanie znacznie zwiększyć wydajność w obsłudze zamówień. Jako, że pracownik odpowiedzialny za obsługę systemu nie musi każdej kolejnej czynności wykonywać manualnie, może zagwarantować realizację znacznie większej ilości zamówień każdego dnia, co zwiększa obroty sklepu. Mniej czasu poświęconego na obsługę zamówień pozwala również lepiej wykonywać obowiązki związane z kontaktem z klientami, co może bezpośrednio przełożyć się na postrzeganie przez internautów marki sklepu.

Chcesz zwiększyć swoją sprzedaż i zautomatyzować proces realizacji zamówień? Napisz do nas – przedstawimy najlepszy plan dla Twojej firmy!

Zobacz również

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *