Jakie wyliczyć faktyczne koszty obsługi informatycznej?

Obsługa informatyczna pozwala na wdrożenie nowoczesnych rozwiązań technologicznych w firmie, zapewniając również odpowiednią opiekę nad nimi już w fazie użytkowania. Jakie koszty należy uwzględnić przy tego typu obsłudze? Na to pytanie odpowiada poniższy artykuł.

Koszt, czy inwestycja?

Pieniądze, które zamiast trafiać na konto firmy z niego wychodzą zawsze są kosztem. Jednakże w określonych wypadkach mogą stanowić również inwestycję. Inwestycją jest każdy koszt, którego poniesienie może w przyszłości dać przedsiębiorstwu konkretne, mierzalne profity. Tak jest np. z rozwiązaniami IT zapewniającymi narzędzia do automatyzowania pracy. Firma analityczna Gartner szacuje, że obecnie wysokość budżetu przeznaczanego na IT w światowych firmach wynosi średnio 2% wartości obrotów z tendencją wzrostową w kolejnych latach. Oznacza to, że przedsiębiorcy widzą zależność między pieniędzmi wydawanymi na inwestycje informatyczne a faktycznym rozwojem firmy.

Jakie koszty należy brać pod uwagę?

Koszty związane z obsługą informatyczną podzielić możemy na dwie zasadnicze grupy: wdrożeniowe i powdrożeniowe. Istnieje również trzecia grupa – koszty niepożądane, których nikt nie chce ponosić lecz w niektórych sytuacja nie da się ich uniknąć.

Koszty wdrożeniowe to wszystkie koszty ponoszone przez nas w trakcie wdrożenia nowych rozwiązań IT. W ich skład wchodzą:

  • koszt licencji programów, które będziemy wykorzystywać w późniejszej pracy,
  • koszt sprzętu, czyli całkowity koszt urządzeń, jakie należy kupić na potrzeby naszych rozwiązań (np. serwery, routery itp.),
  • koszt stworzenia dedykowanych rozwiązań, w którego skład wchodzą wszelkie prace programistyczne mające na celu dopasowanie rozwiązań do naszych potrzeb,
  • koszt wdrożenia, gdzie wlicza się koszt konfiguracji rozwiązań i niezbędnych szkoleń z ich obsługi.

Koszty powdrożeniowe to wszystkie wydatki, jakie ponosimy w celu utrzymania wdrożonego systemu w stanie pełnej używalności oraz te, które pojawiają się, gdy chcemy dalej go rozbudowywać. Należą do nich:

  • koszty utrzymania gwarancji, pozwalające na opiekę pogwarancyjną nad systemem przez określony w umowie czas,
  • koszty umowy utrzymania*, czyli opieki serwisowej nad infrastrukturą nawet po zakończeniu gwarancji,
  • koszty dodatkowych modułów i dalszej optymalizacji, ponoszone w momencie, gdy zdecydujemy się np. na zakup dodatkowych modułów w celu zwiększenia funkcjonalności posiadanych już rozwiązań.
Czym jest umowa utrzymania? Tego dowiesz się z naszego wpisu: Po co firmie umowa utrzymania systemu informatycznego Comarch ERP?

Ostatni rodzaj kosztów, to koszty niepożądane, pojawiające się w momencie, gdy oprócz wdrożenia nie jesteśmy zainteresowani późniejszymi inwestycjami w bezpieczeństwo i rozwój systemu. W takiej sytuacji każda pojawiająca się awaria może doprowadzić do wielogodzinnych lub nawet wielodniowych przestojów w pracy, co z kolei powoduje powstanie strat liczonych często w tysiącach (dziesiątkach tysięcy) złotych.

Jak obniżyć koszty wdrożenia?

Przykładowe koszty wdrożenia systemu zaprezentowaliśmy w jednym z wcześniejszych artykułów pt. Czy zakup oprogramowania się opłaca? Rozróżniliśmy w nim dwie sytuacje – jedna dotyczyła jednorazowych wysokich kosztów ponoszonych przez przedsiębiorcę w momencie wdrażania, druga była opcją tańszą polegającą na dzierżawie licencji i znacznie niższych, comiesięcznych płatnościach.

Dzierżawa licencji jest więc ciekawą opcją dla tych firm, które np. nie chcą inwestować jednorazowo większego kapitału i preferują stałe, comiesięczne płatności.

O czym jeszcze warto pamiętać?

Część przedsiębiorców nie chce inwestować w nowe rozwiązania informatyczne bojąc się ukrytych kosztów, z których nie zdaje sobie sprawy. Na szczęście dobra firma informatyczna zawsze stworzy szczegółowy kosztorys z wyszczególnieniem poszczególnych etapów prac. Jak znaleźć dobrą firmę informatyczną? O tym pisaliśmy w jednym z wcześniejszych artykułów.

Koszty obsługi informatycznej to faktyczne realne pieniądze, które trzeba wydać. Potraktujmy je jednak jako inwestycję w rozwiązania IT. Odpowiednio poprowadzona i przemyślana zapewnia zwrot w postaci niesamowitych narzędzi podnoszących naszą konkurencyjność na rynku.

Zobacz również

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *