Jak organizować prace zdalną? 12 narzędzi, które pomogą ci rozwinąć firmę w czasach zarazy

Pandemia koronowirusa wywołała konieczność przeorganizowania pracy w wielu firmach – zarówno w Polsce, jak i za granicą. Pracownicy biurowi, którzy dotychczas spędzali cały dzień w biurach, współpracując bezpośrednio z innymi osobami oraz wspierani bezpośrednio przez team leaderów,  coraz częściej muszą wykonywać obowiązki zdalnie. Czy taka forma pracy jest opłacalna? I w jaki sposób należy ją organizować? O tym się dowiesz w niniejszym artykule.

Z najnowszych analiz wynika, że praca zdalna w obecnych okolicznościach zdecydowanie ma sens. Można to wywnioskować na podstawie tego, co działo się w Chinach oraz z aktualnej sytuacji we Włoszech. Już teraz wiadomo, że działające w tych państwach firmy, które dobrze zorganizowały pracę zdalną (i robią to nadal), poradziły sobie zdecydowanie lepiej niż inne. Niektóre z nich – dzięki temu – w znacznym stopniu się rozwinęły, szczególnie w obszarze e-commerce B2B. Podziwiamy te firmy, które w tak trudnej sytuacji rozwinęły się zwiększając przychody o nawet 200% – i nie dotyczy to handlu na towarach deficytowych.

Organizacja pracy zdalnej

Aby w ogóle móc działać poprzez pracę zdalną, konieczne jest wykorzystanie technologii, które ją umożliwią. Pracownicy muszą przede wszystkim połączyć się z odpowiednimi systemami, aby uzyskać dostęp do wielu informacji – to absolutna podstawa.

Znaczenie mają również zmiany organizacyjne. Kiedy firma pracuje zdalnie, inaczej wygląda sam przepływ informacji, czasami pracownicy obecni są w różnych godzinach. W takich okolicznościach można mówić o komunikacji asynchronicznej – różne komunikaty są wysyłane i odczytywane przez pracowników w różnym czasie. Know-how dotyczące pracy zdalnej uzyskuje się jednak dopiero wtedy, gdy już się ją rozpocznie, na drodze różnych doświadczeń. Poniżej przedstawiamy listę narzędzi, które ją umożliwią i jednocześnie uproszczą.

Dostęp techniczny

Zamknięta firma może sprawić, iż twoi pracownicy będą musieli uzyskać dostęp do odpowiednich systemów poprzez przeglądarkę lub pulpit zdalny. Ważne jest to, że sam system ERP można przenieść do chmury. Jeśli korzystasz z oprogramowania Comarch ERP, możesz skorzystać z prywatnej chmury VPS365 od Futuriti, która umożliwia dostęp do danych z dowolnego miejsca na ziemi – wystarczy jedynie mieć internet. Możesz z niej korzystać, nie posiadając własnych serwerów w firmie.

Jeśli jednak utrzymujesz własną strukturę serwerową, opiekun w Futuriti pomoże Ci dobrać odpowiednią licencję, np. Microsoft Remote Desktop, która umożliwi tobie i twoim pracownikom pracę zdalną. W ten sposób możesz zorganizować swoim podwładnym dostęp do danych przez pulpit zdalny – chętnie pomoże ci w tym nasz zespół opiekunów.

Sprzedaż online

W prowadzeniu sprzedaży w trakcie kwarantanny i konieczności zamknięcia placówek handlowych pomóc mogą takie systemy, jak: Shoper, Comarch eSklep czy IAI (IdoSell). Znamy wielu zadowolonych klientów, którzy na co dzień z nich korzystają, jednak – jako Futuriti – sami sklepów internetowych nie wdrażamy.

Sklepy internetowe trzeba natomiast integrować z systemami klasy ERP, korzystając z narzędzia do wielokanałowej sprzedaży w internecie – xSale.  Umożliwiamy również  szybkie wdrażanie platformy  B2B, w niektórych przypadkach udało nam się to zrobić w jeden dzień! Chodzi tu o platformę B2B xSale, która integruje się z systemami Comarch ERP Optima oraz Comarch ERP XL. Dzięki tej platformie możliwa jest swobodna wymiana różnych informacji, dotyczących konkretnych towarów oraz stanów magazynowych. Przyspiesza ona również proces zarządzania zamówieniami. Można z niej korzystać po wdrożeniu już w ciągu 2 dni w zakresie podstawowym oraz w tydzień – w kompletnym.

Kwestie organizacyjne

Jeśli chodzi o grupową komunikację z pracownikami, wiele firm korzysta ze Slacka. Usprawnia on pracę zespołową i jest pod tym względem lepszy niż standardowa poczta elektroniczna czy też różne komunikatory. My jednak nie polecamy tego narzędzia – sami z niego korzystaliśmy i nie do końca się ono sprawdziło. Oprócz tego, że ciężko jest czasem znaleźć w nim potrzebne informacje ze względu na wbudowane ograniczenia, kłopotliwe są również kwestie związane RODO.

Możemy jednak polecić młodszego konkurenta Slacka, czyli Microsoft Teams. Jest on zintegrowany z Office 365 i pozwala wyświetlać dane z Worda, Excela, itd. Posiada, tak jak i Slack, przyjazny interfejs oraz znacznie usprawnia całą komunikację. Kilka dni temu firma Microsoft udostępniła swoje narzędzie za darmo dla wszystkich, jest to zatem dobry moment, aby je przetestować i sprawdzić jego możliwości. Przedwczoraj, co prawda, przestało ono na jakiś czas działać, ale mamy nadzieję, że jest to jedynie zbieg okoliczności. Skontaktuj się z naszym zespołem opiekunów aby otrzymać bezpłatną licencję nawet na 6 miesięcy.

Podstawowy obieg informacji

Praca zdalna oznacza także zmiany w przepływie dokumentów. Wiele z nich będzie teraz – zamiast w papierowej formie – przekazywanych w postaci cyfrowej. Jeśli korzystasz z oprogramowania Comarch ERP Optima, to – aby usprawnić cały proces – możesz wzbogacić je o moduł Obieg Dokumentów. Ważne jest to, że gromadzi on dokumenty niemal w każdym formacie. Przydatny okaże się tu także zaawansowany Comarch DMS. Oba te narzędzia można zakupić w Futuriti.

Aby umiejętnie zarządzać urlopami i nieobecnościami warto skorzystać również z narzędzia Comarch e-Pracownik. Dzięki niemu podwładni mogą w każdej chwili wypełnić elektroniczne wnioski urlopowe, który następnie trafią do przełożonego. Narzędzie to obejmuje również obsługę szkoleń oraz ocenę okresową.

Z czystym sumieniem możemy polecić również BI Point, który daje wgląd w to, co aktualnie dzieje się w firmie oraz w to, jaką pracę wykonali konkretni pracownicy. Dzięki niemu wszystkie analizy można przechowywać w jednym miejscu. W estetyczny sposób wizualizuje ono również różne dane, dzięki którym można łatwo znaleźć między nimi różne zależności.

Ocena wydajności pracy

Do oceny wydajności pracy warto zastosować narzędzie Comarch MyPoint. Umożliwia ono weryfikację pracy pracowników korzystających z Comarch ERP Optima oraz Comarch ERP XL. Analizuje ich efektywność na podstawie statystyk pochodzących z dokumentów oraz wyników pracy. Potrzebne dane przedstawia ono w estetyczny i przejrzysty sposób, pozwala również dostrzec, z czym konkretny pracownik ma trudności.

Jesteś zainteresowany narzędziami, które pomogą ci zorganizować pracę zdalną? Jeśli tak, skontaktuj się z nami – chętnie podpowiemy ci najlepsze rozwiązania.

Zobacz również

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *