Jak zautomatyzowaliśmy obieg faktur kosztowych w organizacji?

automatyzacja OBD futuriti

Chaos w dokumentacji to poważny problem wielu firm. Chcąc zaksięgować faktury VAT, organizacje wciąż przerzucają się mailami albo drukują i wysyłają dokumenty pocztą. Niestety, oba rozwiązania nie sprawdzają się przy rosnącej skali biznesu, przez co faktury często giną albo zapomina się o ich procedowaniu. Stało to się tym bardziej bolesne w czasie pandemii, kiedy to organizacje zaczęły pracować zdalnie, co spotęgowało nieścisłości w transferze dokumentów. Co ciekawe, pomimo rosnącej świadomości technologicznej, niewiele firm wie, że proces obiegu dokumentów można łatwo i błyskawicznie zautomatyzować i zdigitalizować.

W Futuriti korzystamy z Comarch Optima, dodatkowo wdrożyliśmy moduł Obieg dokumentów – pozwalający na szybkie i wygodne procedowanie faktur, zgodnie z określoną ścieżką obiegu w firmie. Dzięki temu rozwiązaniu, proces identyfikacji kosztu, zlecenia płatności i księgowania w rejestrze VAT oraz dekretowania ograniczyliśmy do zaledwie kilku prostych kliknięć. Istotne również jest to, że jest on realizowany na bieżąco w ciągu miesiąca – dzięki czemu księgowość ogranicza tradycyjny pik prac, a nasze rozliczenia i prognozy przepływów finansowych są aktualne w każdym momencie.

Proces obiegu dokumentów w Futuriti

  1. Na dedykowaną skrzynkę mailową trafia faktura.
  2. Za pomocą dodatkowego programu napisanego przez naszych sprytnych programistów, faktura automatycznie wgrywa się do Optimy wraz z załącznikami do modułu Obieg Dokumentów
  3. Osoba pierwotnie odpowiedzialna za powyższą czynność, teraz wyłącznie weryfikuje poprawność i rodzaj kosztu faktury wczytanej w system oraz jednym kliknięciem przydziela ją do osoby, która opłaci ją.
  4. Odpowiedni pracownik dostaje powiadomienie o nowej fakturze do zapłaty, widzi na swojej liście zadań wszystkie niezbędne informacje
  5. Po oznaczeniu dokumentu jako zapłaconego (lub zleconego do płatności w odpowiednim terminie), przekazywana jest ona do księgowości jako wymagająca zaksięgowania.
  6. Księgowość posiada również specjalny automat, który automatycznie tworzy wpisy w rejestrze VAT na podstawie informacji z obiegu dokumentów, ma również podgląd na tym samym ekranie do dokumentu.
  7. Faktura zostaje szczęśliwie zaksięgowana przy użyciu schematów księgowych.
Widok obrazu dokumentu wraz z zapisem w Rejestrze Vat w Comarch Optima

Dlaczego warto automatyzować proces księgowania faktur kosztowych w organizacji?

Dzięki zastosowaniu powyższego rozwiązania, faktury kosztowe w Futuriti ze stuprocentową dokładnością trafią do odpowiedniej osoby. Intuicyjna lista zadań sprawia, że natychmiastowo można wyszukać daną fakturę i, w razie potrzeby, zweryfikować jej status i historię działań. Zapewnia to maksymalną kontrolę nad procesem i pewność, że osoby odpowiadające za jego poszczególne części wiedzą, co mają robić. Dodatkowo, dzięki wysokiemu UX dashboardu platformy, pracownik jest w stanie błyskawicznie przeprocedować dokument minimalnym nakładem pracy, co w skali miesiąca oszczędza pokaźną liczbę roboczogodzin. Poza tym, wszystko odbywa się elektronicznie, toteż nie ma konieczności produkowania zagracającej przestrzeń makulatury.

Podsumowanie korzyści

  • Proces obsługi dokumentów kosztowych jest nadzorowany przez moduł Obiegu dokumentów dzięki czemu gwarantowana jest terminowość i porządek działań – osiągamy 100% skuteczność.
  • Wprowadzone automaty wczytywania dokumentów z e-mail, generowania wpisów w rejestrze Vat oraz tworzenia dekretów księgowych skróciły czas pracy operatorów do minimum – całkowity czas pracy wszystkich operatorów wynosi łącznie poniżej 5 minut na dokument.
  • Cyfrowa i automatyczna obsługa procesu spowodowała, że cały proces jest realizowany na bieżąco, co dało efekt aktualnej informacji o planowanych przepływach finansowych uwzględniającej faktury kosztowe – dokumenty mają swoje odzwierciedlenie w prognozie finansowej w ciągu 3-ch dni.

Wprowadzenie zautomatyzowanego obiegu dokumentów faktur kosztowych w Futuriti okazało się strzałem w dziesiątkę. Nie tylko oszczędzamy czas i jesteśmy bardziej eko, ale przede wszystkim zapewniamy sobie większą bezbłędność w prowadzeniu dokumentacji księgowej, co sprawa, że wszystkie faktury są zawsze na swoim miejscu. W związku z tym, gorąco zachęcamy do wdrożenia automatyzacji tego procesu, ponieważ niesie to ze sobą wiele korzyści zwiększających efektywność organizacyjną.


Lub skontaktuj się po indywidualny dobór modułów i wycenę.

Zobacz również

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *