Automatyzacja czy outsourcing: co wybrać dla firmy?

Wraz z rozwojem organizacji, powstaje w niej coraz więcej procesów. W pewnym momencie firmy dochodzą do punktu, w którym ich obsługa zamienia się wąskie gardło. Pojawiają się dodatkowe obowiązki i nowe etaty, a wszystko to, by sprawnie zrealizować bieżące funkcje organizacji. Tymczasem tworzenie dodatkowych wakatów w celu obsługi wszystkich przybywających procesów często bywa nieefektywne. Dlatego coraz więcej organizacji skłania się ku trendowi automatyzacji procesów lub zleca je podmiotom zewnętrznym.

Outsourcing odpowiedzią na natłok pracy?

Outsourcing coraz częściej stanowi domyślne rozwiązanie przedsiębiorców chcących pozbyć się realizacji procesu lub funkcji. Firmy wynajdują podmiot zewnętrzny, zlecają obsługę procesu/funkcji, a następnie rozliczają go z rezultatu. To wygodne rozwiązanie zdejmujące z organizacji koszt technologiczny, administracyjny oraz ludzki delegowanej aktywności. 

Podwykonawcy zwykle realizują dany proces dla wielu klientów, przez co posiadają ekspercką wiedzą z jego zakresu. Dobrze wybrany podmiot zewnętrzny znacząco przewyższy jakością wykonanie in-house. Dodatkowo, w outsourcingu podwykonawca ponosi pełną odpowiedzialności za wykonywany proces, w tym za aspekt prawny, dobrane środki, koszty, efektywność oraz wynik. Rola zleceniodawcy sprowadza się do rozliczania z efektu.

Często delegowaną funkcją jest księgowość. Organizacje coraz rzadziej prowadzą rozrachunki wewnątrz firmy i zamiast tego korzystają z usług doświadczonych biur rachunkowych lub księgowych-freelancerów. BR biorą odpowiedzialność za cały proces księgowy, wobec czego klient nie musi posiadać wiedzy z tego zakresu: wszystkich formalności oraz obowiązku informacyjnego dokonuje BR. Inną często zlecaną funkcją jest sprzątanie biura. Organizacje rzadko inwestują w wewnętrzny zespół sprzątający, zwykle są to firmy zewnętrze, którym płaci się za jakościowo wykonaną usługę.

W Futuriti wykorzystujemy outsourcing dwukierunkowo – jako klient oraz jako podwykonawca-ekspert. Jako podwykonawca, utrzymujemy systemy IT naszych klientów. W konsekwencji, bierzemy pełną odpowiedzialność za ich stan, a klient rozlicza nas z ich poprawnego funkcjonowania.

Inteligentne skrypty w walce ze żmudnymi taskami

Nie wszystkie procesy warto zlecać podwykonawcom. Cześć z nich może być na tyle wrażliwa lub ciężka do wyodrębnienia z większej całości, że bezpieczniej utrzymać je wewnątrz organizacji. Wciąż jednak można wyeliminować ich zasobochłonność, tym razem poprzez automatyzację. Innymi słowy sprawić, by proces „robił się sam”.

Automatyzację można zrealizować dwiema ścieżkami. Po pierwsze, poprzez zakup gotowego oprogramowania SAAS, którego funkcje pozwalają na automatyzację. Alternatywnie, można skorzystać z wewnętrznego zasobu programistów, którzy własnoręcznie opracują skrypt automatyzujący. W obu przypadkach odpowiedzialność pozostaje po stronie firmy. Chcąc zautomatyzować proces za pośrednictwem gotowego rozwiązania, po naszej stronie leży poprawność konfiguracji, przebieg procesu oraz jego efekt. Podmiot zewnętrzny jest tutaj wyłącznie dostawcą technologii, rozliczanym z dostarczenia działającego narzędzia.

Automatyzacja eliminuje konieczność ręcznego wykonywania procesu, co wiąże się ze zwiększoną wydajnością i oszczędnościami czasu. Jednocześnie, firma wciąż posiada pełną kontrolę nad automatyzowanym procesem, przez co w każdej chwili może go sprawnie modyfikować.

W Futuriti – jako organizacji specjalizującej się w technologii – automatyzacja występuje pod wieloma postaciami. Jedną z nich jest narzędzie xSale, które automatyzuje proces e-sprzedaży. Poza integracją wielu źródeł sprzedaży w jeden panel, pozwala zautomatyzować m.in. wystawianie aukcji, obsługę zamówień, współpracę z ERP oraz wykorzystuje zaawansowane skrypty AI. Z zalet automatyzacji korzystają również klienci narzędzia Futuriti WMS, które zwiększa efektywność pracy na magazynach wysokiego składowania.

2 + 2 = 5

Decyzja: outsourcing vs automatyzacja zależy od charakteru poszczególnych procesów/funkcji. Często bywa, że te dwa warianty współgrają ze sobą tworząc efekt synergii. Przykładowo: klient outsourcing’uje prowadzenie księgowości w biurze rachunkowym. Jednocześnie to samo biuro automatyzuje część zadań księgowych wykonywanych dla klientów. Takie połączenie sprawia, że klient oddaje odpowiedzialność za proces do podmiotu, który wykona je maksymalnie efektywnie.  

Reasumując, przybywająca liczba procesów nie musi oznaczać proporcjonalnie rosnących kosztów obsługi. Często opłaca się zlecić je wyspecjalizowanym podwykonawcom lub sprawić, by robiły się same. Jeżeli stoisz przed wyzwaniem optymalizacji procesów w swojej organizacji, przeglądnij naszą ofertę i zobacz jak będziemy w stanie Ci pomóc.

Zobacz również

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *